В соответствии с Положением о Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 19 января 1999 г. № 35, ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органах, подразделениях и организациях.

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органах, подразделениях и организациях (далее - Инструкция) определяет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами (далее - документы) в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь (далее - МЧС), подчиненных ему органах, подразделениях и организациях (далее - подчиненные МЧС подразделения) и устанавливает единый порядок приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки, оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за исполнением, отправки и хранения несекретных документов.

2. Секретное делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС, подчиненных ему подразделениях регламентировано Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 марта 2000 года № 301-4, другими нормативными правовыми и правовыми актами.

3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года "О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам рассмотрения обращений граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст.376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и организации приема граждан в Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и подведомственных ему органах, подразделениях и организациях, утвержденной постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 8 ноября 2001 г. № 15 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 114, 8/7493), другими нормативными правовыми и иными правовыми актами.

4. Ответственность за организацию делопроизводства, методическое обеспечение и контроль за соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией, возлагается:

в центральном аппарате МЧС - на отдел делопроизводства МЧС;

в подчиненных МЧС подразделениях - на сектора делопроизводства, канцелярии (далее - службы делопроизводства) этих подразделений;

в подчиненных МЧС подразделениях, не имеющих служб делопроизводства, - на начальников этих подразделений.

5. Ответственность за делопроизводство, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС, подчиненных МЧС подразделениях возлагается на начальников этих подразделений.

6. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками МЧС и подчиненных МЧС подразделений (далее - работники).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается непосредственному начальнику и начальнику службы делопроизводства.

При уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по вопросам, рассмотрение которых не завершено.

При увольнении или перемещении работника на другую должность документы, имеющиеся у него, передаются другому работнику по акту согласно приложению 1 * с представлением копии акта в службу делопроизводства.

* Приложения 1-60 не приводятся.

7. Все принятые на службу работники допускаются к работе с документами только после ознакомления с настоящей Инструкцией.

8. Ознакомление с документами, передача их или их копий работникам других организаций допускаются только с разрешения руководителей подразделений, издавших и (или) утвердивших эти документы.

9. Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2001 г. № 173 "О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 19, 5/5234).

10. Передача и опубликование в средствах массовой информации справочно-информационных материалов о деятельности МЧС и подчиненных МЧС подразделений, сведений о произошедших чрезвычайных ситуациях и их последствиях производятся через Республиканский центр пропаганды при МЧС, пресс-центры подчиненных МЧС подразделений, центры пропаганды и обучения при областных (Минском городском) управлениях МЧС по согласованию с соответствующими режимно-секретными службами.

11. Работникам запрещается:

копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений и начальников служб делопроизводства;

разглашать или использовать в частных разговорах и беседах конфиденциальную информацию, полученную из документов, в том числе на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.

12. Вся поступающая корреспонденция принимается:

в МЧС - работниками отдела делопроизводства, а в нерабочее время оперативным дежурным Республиканского центра управления и реагирования на чрезвычайные ситуации при МЧС;

в подчиненных МЧС подразделениях - оперативными дежурными или другими работниками по поручению руководителей для последующей передачи в службы делопроизводства.

13. О получении срочной корреспонденции оперативные дежурные немедленно докладывают руководству.

14. Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается, как правило, в день поступления, а поступившая в нерабочее время - в следующий рабочий день.

15. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете) и целостность упаковки.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете): "Ошибочно доставлено".

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй - остается в службе делопроизводства.

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой "Лично". Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Документы на магнитных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

16. Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит "дата документа".

В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым службам в качестве оправдательного документа.

17. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

18. На всех документах * в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указываются наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и при необходимости количество листов основного документа и приложения.

* Кроме распорядительных документов МЧС.

 

     На  документах,  подлежащих хранению в службе делопроизводства,

проставляется отметка или штамп "Вернуть в _________________________

                                                 (наименование

__________________________________________________________________".

                      службы делопроизводства)

19. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства МЧС, определен согласно приложению 2. На основании данного перечня подчиненные МЧС подразделения составляют свои перечни документов, не подлежащих регистрации в службах делопроизводства.

20. Регистрация документов осуществляется службами делопроизводства.

Регистрационным индексом входящего документа является его порядковый номер по форме регистрации, возрастающий в пределах года. Он может быть дополнен индексом корреспондента. Регистрационный индекс переносится в регистрационный штамп.

Поступающие в подчиненные МЧС подразделения распорядительные документы вышестоящих органов и подразделений регистрируются отдельно от других входящих документов.

21. Форма регистрации документов может быть карточной или журнальной, а также автоматизированной с использованием электронной базы данных. Выбор формы регистрации зависит от наличия технических средств и объема документооборота.

22. При карточной форме регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению 3, которая используется для учета, контроля исполнения и поиска документов. Карточка заполняется при помощи персональных компьютеров (далее - ПК), машинописным или рукописным способом. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки. Картотеки могут формироваться по алфавитному, географическому, корреспондентскому, номинальному, предметно-вопросному или тематическому, структурному или хронологическому принципам. Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел. Количество картотек и порядок их формирования определяются с учетом необходимости непосредственно в подразделении.

23. Журнальная форма применяется лишь при незначительном объеме документооборота (не более 600 документов в год).

Форма журнала регистрации входящих документов определена согласно приложению 4, регистрации поступающих распорядительных документов - согласно приложению 5 (далее - журналы регистрации входящих документов).

24. При автоматизированной регистрации документов запись в электронную базу данных производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, дублируется машинограммой карточки* (форма карточки соответствует форме регистрационно-контрольной карточки) и используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации, а также для предотвращения повторной регистрации при передаче документов в другие структурные подразделения. Электронная база данных используется при учете, поиске документов, контроле исполнения и для других целей и обеспечивает работников информацией о документах и месте их нахождения при помощи вывода на дисплей или изготовления карточек. Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах.

* При наличии систем, обеспечивающих повышенную надежность хранения информации (сервер, система резервного копирования), информация может не дублироваться карточками.

25. После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение Министру по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь (далее - Министр), его заместителям, начальникам подчиненных МЧС подразделений (далее - руководители) согласно установленному распределению должностных обязанностей или непосредственно начальникам структурных подразделений (исполнителям) в соответствии с их компетенцией. Срочные документы передаются по мере получения. Перечень документов, передаваемых для исполнения непосредственно начальникам структурных подразделений МЧС (исполнителям), определяется согласно приложению 6.

26. Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документов.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа (на письмах - под реквизитом "Адресат") или на отдельном листе по форме согласно приложению 7, прилагается к документу и является его составной частью.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

При оформлении резолюции на отдельном листе к ним добавляются полное наименование подразделения, расшифровка подписи и регистрационный индекс документа, к которому относится данная резолюция.

Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных.

Далее документ направляется в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

27. Ко всем зарегистрированным документам при карточной форме регистрации прикладывается экземпляр регистрационно-контрольной карточки. Второй экземпляр с росписью о получении документа помещается в раздел "Неисполненные документы" справочной картотеки, находящейся в службе делопроизводства, или, если документ требует контроля исполнения, в контрольную картотеку.

При автоматизированной форме регистрации документов роспись о получении документов проставляется в журнале передачи документов исполнителям по форме согласно приложению 8 либо в регистрационно-контрольной карточке.

28. В МЧС ведется автоматизированная регистрация документов с использованием электронной базы данных. При передаче документа в структурное подразделение к нему прикладывается регистрационно-контрольная карточка, которая заполняется с помощью ПК.

29. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе делопроизводства делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии.

30. Если размножение документа не разрешено или в силу большого количества листов затруднено, его передают исполнителям поочередно. Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

31. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия соисполнителей. В необходимых случаях он составляет план распределения обязанностей по выполнению отдельных пунктов поручения между другими структурными подразделениями. План согласовывается с начальниками соответствующих структурных подразделений и утверждается руководителем. Копия плана представляется работнику, ответственному за контроль исполнения документов.

32. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Они должны представлять свои предложения ответственному исполнителю, если иное не оговаривается отдельно:

за 10 дней до окончания срока исполнения при сроке исполнения документа - месяц;

не позднее чем за 7, 5, 3 рабочих дня до окончания срока исполнения, если срок исполнения не превышает 20, 15, 10 дней соответственно;

по согласованию с ответственным исполнителем - для документов со сроком исполнения менее 10 дней.

33. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в зависимости от формы регистрации документа соответственно в регистрационно-контрольной карточке, находящейся в службе делопроизводства, журнале регистрации входящих документов или электронной базе данных.

Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию *, с обязательным уведомлением службы делопроизводства о движении документа.

* Кроме документов, которые передаются временно.

34. От момента поступления к исполнителю до исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.

В регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в структурном подразделении, исполнителем вносятся все записи о сделанных по нему запросах, направленных для исполнения поручениях и полученных ответах. Все записи должны производиться своевременно и точно отражать ход решения вопросов, содержащихся в документах.

На исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке, находящейся в структурном подразделении, исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и о направлении его в дело с указанием индекса дела. Эта отметка переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в службе делопроизводства (которая затем помещается в раздел "Исполненные документы" справочной картотеки), электронную базу данных или журнал учета входящих документов.

35. Подготовка документов включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).

Проект документа представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным со всеми заинтересованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен.

Ответственность за качество и своевременность подготовки, правильность оформления документов, а также достоверность приведенных в них данных возлагается на составителей (ответственных исполнителей) документов, а также лиц, завизировавших и (или) подписавших документы.

36. Разработка и оформление документов предполагают обязательное соблюдение установленных требований и правил.

Для придания документу юридической силы необходимы наличие обязательных для данного вида документа реквизитов и установленный порядок их расположения.

Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на управление правового обеспечения МЧС (далее - УПО), юридические службы подчиненных МЧС подразделений.

Реквизиты на документах располагаются согласно приложению 9.

Существуют два вида расположения реквизитов на документах, исполненных на бланке без изображения Государственного герба Республики Беларусь, - продольное согласно приложению 10 и угловое согласно приложению 11.

Обязательными реквизитами для организационно-распорядительных документов являются наименование организации-автора, название вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

37. Реквизит "наименование организации-автора" обозначается в бланках документов и состоит из полного и сокращенного наименования МЧС, подчиненного ему подразделения.

Распорядительные документы печатаются на общих бланках организационно-распорядительных документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, а письма - на бланках для писем с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки).

Исключение составляют совместные документы нескольких организаций.

Описание гербовых бланков и порядок расположения реквизитов в них утверждаются приказом МЧС.

При исполнении документов на бланке без изображения Государственного герба Республики Беларусь наименование организации-автора помещается слева - при угловом расположении реквизитов, по центру - при продольном расположении реквизитов.

38. Каждый документ (кроме писем) должен иметь реквизит "название вида документа": постановление, приказ, акт, докладная записка и тому подобное.

Название документа пишется прописными буквами и помещается на гербовых бланках ниже реквизита "наименование организации-автора", при оформлении документов на бланках без изображения Государственного герба Республики Беларусь - вверху слева при угловом расположении реквизитов или по центру при продольном расположении реквизитов. Название документа должно соответствовать его содержанию.

39. Дата подписания (утверждения) документа лицом, уполномоченным подписывать или утверждать документ, указывается им в реквизите "дата" и является датой этого документа.

Реквизит "дата" на общих бланках располагается слева ниже реквизита "название вида документа", на бланках для писем слева ниже реквизита "наименование организации-автора".

Для документов коллегиальных органов датой является дата принятия тех или иных решений (дата проведения совещания и тому подобное).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (должностным лицом).

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.

Например: 31.11.2001

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых актов применяется словесно-цифровой способ оформления.

Например: 30 марта 2001 г.

При ссылках в тексте документа на даты принятия законов Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь, актов Верховного Совета Республики Беларусь, постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово "год".

40. Реквизит "индекс" документа проставляется рядом на одной строке с реквизитом "дата". Только при оформлении документов на общем бланке без изображения Государственного герба Республики Беларусь при продольном расположении реквизитов "индекс" проставляется на уровне реквизита "дата" в правой половине листа.

Регистрационные индексы на документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются через косую черту в порядке указания организаций-авторов на документах (слева направо).

Например: 100/50.

41. Реквизит "место составления" располагается под реквизитами "дата" и "индекс".

При оформлении документа на бланке без изображения Государственного герба Республики Беларусь при продольном расположении реквизитов этот реквизит помещается в центре ниже реквизитов "дата" и "индекс".

На письмах этот реквизит отсутствует.

42. На месте реквизита "место составления" под реквизитами "дата" и "индекс" на письмах размещается реквизит "ссылка на индекс и дату входящего документа", который включает индекс и дату документа, на который дается ответ.

43. В состав реквизита "адресат" включаются наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или в подчиненные подразделения. Каждая составная часть реквизита "адресат" должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, а в середине строк - сохраняются.

При адресовании документа в организацию без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.

Например:

 

ООО "Менеджмент"

ул.Осипенко, 17

224005, г.Брест

 

При направлении документа должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

 

Министерство образования

Республики Беларусь    

Начальнику отдела кадров

Фамилия И.О.           

 

При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Весь реквизит пишется в дательном падеже.

Например:

 

Министру                

по чрезвычайным ситуациям

Республики Беларусь     

Фамилия И.О.            

 

При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно:

Например:

 

Начальникам областных и      

Минского городского управлений

МЧС                          

 

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами, действующими на территории Республики Беларусь.

Например:

 

Свиридович Н.П.       

ул.Садовая, д.15, кв.26

223120, п/о Логоза    

Логойского р-на       

Минской области       

 

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки по форме согласно приложению 12 и на каждом документе указывают только одного адресата.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается.

44. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.

Типовой перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 13.

Если документ утверждается одним должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Дата утверждения в грифе утверждения проставляется должностным лицом, утвердившим документ, месяц и год может быть отпечатан.

Например:

 

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

 

В указанном грифе отражаются также сведения об изложении утвержденного распорядительного документа в новой редакции.

Например:

45. Реквизит "заголовок к тексту документа" располагается от границы левого поля. Он пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается. В конце заголовка точка не ставится. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов, используемые в стандартах и классификаторах.

Заголовок формулируется исполнителем и должен грамматически согласовываться с названием документа, быть максимально кратким, емким, точно передавать смысл текста.

Например: приказ (о чем?) "Об утверждении инструкции...", протокол (чего?) "заседания коллегии".

46. Реквизит "отметка о контроле" содержит букву "К" или слово "Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или чернилами. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита "заголовок к тексту".

47. Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа должно касаться, как правило, одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке.

Тексты организационно-распорядительных документов и их реквизиты печатаются единообразно, без выделения жирным шрифтом, подчеркиванием или курсивом. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы*.

*Первая страница не нумеруется.

 

Тексты сложных по содержанию распорядительных документов разбиваются на разделы, главы, пункты и подпункты.

В тексте названия видов нормативных правовых актов указываются следующим образом:

декретов и указов Президента Республики Беларусь, законов Республики Беларусь, актов Верховного Совета Республики Беларусь (его Президиума), постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь, утверждаемых актов, международных договоров Республики Беларусь и приложений к ним, заключений Конституционного Суда - с прописной буквы;

распоряжений Президента Республики Беларусь, актов Правительства Республики Беларусь, министерств, иных республиканских органов государственного управления, Национального банка, Национальной академии наук Беларуси, решений местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, постановлений Пленума Верховного Суда, Пленума Высшего Хозяйственного Суда, приложений к актам законодательства - со строчной буквы.

Перечисляемые в тексте фамилии, географические названия или административно-территориальные единицы располагаются в алфавитном порядке.

В тексте применяются только общепринятые сокращения, все термины употребляются в одном значении; следует избегать употребления антонимов, иностранных, устаревших или просторечных слов и выражений, нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов.

48. Реквизит "отметка о наличии приложения" помещается после текста документа.

Если наименование документа-приложения указывается в тексте, отметка о наличии приложения записывается в следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Например:

 

Приложение: 1. Докладная записка на 6 л. в 1 экз.

            2. Информационно-справочный материал на 10 л. в 1 экз.

 

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

     Приложение: письмо начальника Минского областного управления

     МЧС от 14.11.2001 № 5/2949 и приложение к нему, всего на 3 л.

     в 1 экз.

 

При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

 

     Приложение: на 4 л. в 1 экз., в первый адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В случаях, если письмо является основным документом (например, методического или нормативного характера), а приложение является его составной частью, в правом верхнем углу приложения ставится отметка по форме:

 

Если приложение является основным документом, который пересылается с сопроводительным письмом, то на нем данная отметка не ставится.

В распорядительном документе отметка о наличии приложения не проставляется. Указание о наличии приложения делается в тексте документа.

 

     Например: ... согласно приложению 1...

 

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

 

В указанном грифе отражаются также сведения об изложении приложения в новой редакции.

На документах, утверждаемых распорядительными документами, отметка о приложении не ставится, а проставляется гриф утверждения.

Если приложение одно, оно не нумеруется.

49. Реквизит "подпись" располагается ниже реквизита "отметка о приложении". В него входят наименование должности лица, подписавшего документ, его звание*, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

* При подписании документов, направляемых в гражданские организации, звание не указывается.

 

Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Документы, составленные от имени МЧС, подписывают Министр или его заместители, от имени подчиненных МЧС подразделений - начальники этих подразделений или их заместители.

Документы, составленные от имени структурных подразделений, подписывают руководители этих подразделений или лица, их замещающие. Отдельные документы (доклады, докладные записки, справки, рапорты и т.п.) могут подписываться исполнителем при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне:

 

При подготовке совместных документов в реквизит "подпись" в наименование должности включают полное наименование организации.

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке.

Например:

 

Председатель комиссии _________________            _________________

                       (личная подпись)              (И.О.Фамилия)

 

Члены комиссии: _________________                  _________________

                 (личные подписи)                    (И.О.Фамилия)

50. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф согласования" указываются должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с отпуском, болезнью, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:

 

     И.о. (Исполняющий обязанности или Зам. (Заместитель)

     начальника управления _______________         _________________

                               (подпись)             (И.О.Фамилия)

 

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

51. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на других документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись должностного лица заверяется печатью.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Например:

 

Министр

по чрезвычайным ситуациям  -------

Республики Беларусь       ¦     __¦______________   ________________

                          ¦ М.П.  ¦  (подпись)        (И.О.Фамилия)

                           -------

 

Порядок пользования печатями и штампами, место хранения печатей и лица, ответственные за их хранение, определены инструкцией о порядке пользования печатями, штампами и бланками с изображением Государственного герба Республики Беларусь, их изготовления, учета, хранения и уничтожения в МЧС и подчиненных ему органах, подразделениях и организациях.

52. Реквизит "отметка о заверении копии" размещается ниже реквизита "подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения.

Например:

 

Верно

Начальник

(наименование подразделения) ______________      ___________________

                                (подпись)           (И.О.Фамилия)

________________

     (дата)

 

Этот реквизит используется при свидетельствовании верности копий или выписок из документа, не содержащих воспроизведения личной подписи лица, подписавшего подлинник.

Копия должна воспроизводить все реквизиты документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением всех реквизитов бланка подлинника. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, реквизиты бланка, должность лица, заверившего копию, и дату заверения допускается не указывать.

Выписка отличается от копий документов тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в выписке обычно воспроизводится полностью.

Если выписка оформляется на общем гербовом бланке организационно-распорядительных документов (для протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то слово "выписка" включается в название вида документа.

Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Дата, регистрационный индекс, место составления, указанные в копии (выписке), должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия (выписка).

Автоматические (факсимильные) копии определяются как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа его воспроизводят целиком, включая изображение подписи. Такие копии не нуждаются в дополнительном удостоверении, если это не оговорено отдельно.

53. Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Например:

 

Если согласование документа производится коллегиальным органом или на основании письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:

 

или

 

Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами. При наличии отдельного листа согласования на документе делается пометка:

 

Лист согласования прилагается

__________________

     (подпись)

__________________

     (дата)

 

Лист согласования оформляется следующим образом:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

________________________________

наименование документа

 

гриф согласования                            гриф согласования

 

Грифы согласования на листе согласования оформляются в соответствии с указанными выше правилами.

54. Внутреннее согласование документа проводится путем визирования.

Реквизит "виза" проставляется на экземплярах документа, остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "подпись" слева на лицевой стороне последнего листа документа и приложений к нему.

Проекты постановлений, приказов, распоряжений визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа и при размножении визы на копиях не воспроизводятся.

При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

В реквизит "виза" входят наименование должности визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.

Например:

 

Начальник управления кадров

___________________________

  (подпись) (И.О.Фамилия)

_______________

    (дата)

 

Сроки внутреннего согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать двух-трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.

55. Реквизит "фамилия и номер служебного телефона исполнителя" размещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и пишется без знаков препинания.

Перед фамилией печатается индекс подразделения, в котором готовился документ.

Ниже проставляется дата создания документа, имя файла.

Например:

 

2 Иванов 229 77 74

11.12.2002 Мои документы\ письмо.doc

 

На распорядительных документах отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.

56. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа и содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, дату.

Например:

 

В дело № 07-01

Направлен ответ

№ 1/07-01/260 от 10.01.2004

_________________

    (подпись)

_________________

     (дата)

 

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.

Например:

 

В дело № 01-14

Документ завизирован Министром

без замечаний 21.11.2002

и передан в Минпром

_________________

    (подпись)

_________________

     (дата)

57. Требования, предъявляемые к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, определены согласно приложению 14.

58. Подготовка проектов нормативных правовых актов (далее - проект) осуществляется заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС подразделениями.

59. Подготовка проектов, их оформление с соблюдением требований нормотворческой техники, внесение изменений и дополнений в них осуществляется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 года "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/136; 2004 г., № 175, 2/1070), Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 92, 1/4856).

Порядок подготовки, согласования и внесения на рассмотрение в Совет Министров Республики Беларусь проектов законов Республики Беларусь, указов, декретов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь определен Регламентом Совета Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2000 г. № 355 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 33, 5/2838; 2004 г., № 108, 5/14508).

60. На согласование и обязательную юридическую экспертизу в УПО проект направляется после его согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС подразделениями. К проекту прилагаются обоснование необходимости его принятия, финансово-экономическое обоснование, а также справка о не учтенных в процессе согласования замечаниях и предложениях, которым УПО дает правовую оценку.

61. Нормативные правовые акты МЧС подлежат в установленном порядке обязательной юридической экспертизе в Министерстве юстиции Республики Беларусь и включению в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь.

62. Для направления нормативного правового акта МЧС на обязательную юридическую экспертизу в Министерство юстиции Республики Беларусь подразделения, ответственные за его разработку, представляют в день подписания проекта в УПО следующий пакет документов:

6 экземпляров нормативного правового акта (один из которых оригинал);

справку-обоснование;

выписку из решения коллегии (для постановлений);

текст нормативного правового акта на электронном (магнитном) носителе;

сопроводительное письмо.

Структурные подразделения центрального аппарата МЧС и подчиненные МЧС подразделения, организующие подготовку нормативного правового акта МЧС, несут ответственность за своевременное и полное представление относящихся к нему документов в УПО.

63. УПО в течение трех дней с момента подписания направляет нормативный правовой акт МЧС в Министерство юстиции Республики Беларусь и осуществляет сопровождение прохождения обязательной юридической экспертизы нормативного правового акта.

64. Первый экземпляр нормативного правового акта МЧС после включения его в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь направляется на хранение в отдел делопроизводства МЧС. Копия нормативного правового акта с заключением Министерства юстиции Республики Беларусь направляется отделом делопроизводства МЧС в УПО для учета.

65. Подготовленные структурными подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС подразделениями проекты законов Республики Беларусь, указов, декретов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь подлежат обязательному согласованию с УПО до представления их руководству. Копии проектов указанных нормативных правовых актов (включая сопроводительное письмо), внесенных в Совет Министров Республики Беларусь, представляются в УПО для учета.

66. Распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение) оформляются на общих гербовых бланках организационно-распорядительных документов. Постановление оформляется согласно приложению 15, приказ - согласно приложению 16, распоряжение - согласно приложению 17. Если распорядительный документ включает в себя несколько страниц текста, то на гербовом бланке печатается только первая страница, остальные оформляются на обычных листах бумаги.

Совместные распорядительные документы МЧС и других республиканских органов государственного управления и организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, издаются в форме постановлений. Совместный распорядительный документ имеет одну дату принятия и регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров каждого из нормотворческих органов. Наименования нормотворческих органов располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части первого листа постановления по центру, вертикально.

Подписи руководителей, принявших совместное постановление, располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.

Распорядительные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации (организаций), издающей документ, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.

Текст распорядительного документа состоит из констатирующей* и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

* Может отсутствовать.

 

Если распорядительный документ создается на основании другого распорядительного документа, вносит изменения или дополнения в действующий распорядительный документ или отдельные его положения, приостанавливает действие, отменяет либо признает утратившим силу какой-либо распорядительный документ, он должен содержать ссылку на эти документы.

Ссылка состоит из указания точной (до абзаца) нормы, на которую делается ссылка (при применении ссылки на отдельный структурный элемент распорядительного документа), вида и названия документа, даты принятия, регистрационного номера*, источника официального опубликования (обязателен для нормативных правовых актов, не указывается при ссылке в преамбуле).

* Кроме законов Республики Беларусь и постановлений Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь.

 

Например:

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 19 мая 1999 г. № 285 "О некоторых мерах по стабилизации цен (тарифов) в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 40, 1/371)...

1. Внести в Положение об условиях оплаты труда лиц рядового и начальствующего состава органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденное приказом Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 20 декабря 2001 г. № 173, изменения и дополнения в следующей редакции:

"..."

При ссылке на утвержденный документ добавляется вид, дата принятия, регистрационный номер документа, которым утвержден данный документ.

Например:

В соответствии с Положением о Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 19 января 1999 г. № 35 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 7, 1/44),...

При неоднократном применении (кроме первого) ссылок на закон Республики Беларусь указывается только его название.

При неоднократном применении ссылок на иной распорядительный документ указываются его вид, дата принятия (издания) и регистрационный номер.

При неоднократном применении ссылок на утвержденный документ указываются его вид и название, а также вид, дата принятия (издания) и регистрационный номер распорядительного документа, которым утвержден данный документ.

Ссылка на распорядительный документ или структурный элемент этого документа в этом же документе делается только с использованием слова "настоящий".

Например:

Настоящая Инструкция устанавливает...

Распорядительная часть постановления начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", приказа - "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", а заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или его конкретных пунктов.

В некоторых случаях в распоряжениях распорядительное слово "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" может отсутствовать.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль будет осуществлять руководитель, от имени которого издается документ.

Текст в зависимости от вида распорядительного документа подразделяется на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы. В значительных по объему документах может содержаться оглавление.

Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.

Разделы должны включать не менее двух глав, кроме разделов, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".

Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки. Главы должны включать не менее двух пунктов, кроме глав, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения".

Пункты обозначаются арабскими цифрами с точкой после них и названия не имеют.

Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца соответствующего структурного элемента, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой.

Подпункты обозначаются несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.

Часть текста начинается с прописной буквы и заканчивается точкой, кроме последней части подпункта, которая может заканчиваться точкой с запятой. В случае, если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой.

Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква.

Нумерация разделов, глав, статей, пунктов должна быть сквозной для всего распорядительного документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

В тексте номера разделов, глав, статей, пунктов, подпунктов обозначаются цифрами, номера частей и абзацев при ссылках на них пишутся словами.

Определения наиболее важных терминов, используемых в документе и являющихся общими для всего документа, указываются в одной статье (пункте), обычно помещаемой в начале текста документа.

В тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта, используются подстрочные примечания. Подстрочные примечания, обозначаемые цифрой или звездочкой, выносятся вниз за текст страницы документа и отмечаются знаком, идентичным знаку, стоящему у поясняемой части основного текста. Подстрочные примечания, обозначаемые словом "Примечание." или "Примечания:", выносятся за текст проекта акта либо приложения к нему. Текст подстрочного примечания, кроме обозначаемого словом "Примечание." или "Примечания:", отделяется от основного текста проекта прямой линией. Текст подстрочного примечания начинается с абзаца с прописной буквы, набирается более мелким шрифтом и заканчивается точкой. Нумерация (обозначение) подстрочных примечаний цифрой или звездочкой является сквозной для каждой страницы проекта акта.

В виде приложений оформляются приводимые таблицы, графики, карты, схемы, перечни, иллюстрации и тому подобное, а соответствующие пункты документа должны иметь ссылки на эти приложения.

Если распорядительный документ отменяет или приостанавливает действие ранее изданного документа, эта норма записывается в последнем пункте документа.

При отмене распорядительных документов, издаваемых МЧС, подчиненными ему подразделениями, употребляется словосочетание "Признать утратившим силу...", при отмене действия распорядительных документов других организаций - "Не применять в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям...".

Например:

3. Признать утратившим силу приказ Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 23 октября 2000 г. № 158 "О введении в действие норм снабжения вещевым имуществом, правил ношения формы одежды и описания предметов форменной одежды личного состава органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь".

Приказы по основной деятельности оформляются согласно приложениям 18-20.

Признанию утратившими силу (отмене) подлежат распорядительные документы в целом, их структурные элементы, если они не содержат норм, сохраняющих свое значение, а также иные структурные элементы при включении их в перечень документов, подлежащих признанию утратившими силу в связи с принятием (изданием) нового распорядительного документа (далее - перечень), исключению - отдельные слова, цифры, предложения, а также структурные элементы документа, не включаемого в перечень.

В перечне распорядительные документы располагаются по их видам и в хронологическом порядке. Перечень, состоящий из десяти и более документов, должен содержать порядковую нумерацию.

В перечень включается основной распорядительный документ (его структурные элементы), а также распорядительные документы, которыми в его текст (текст структурных элементов) были внесены изменения и (или) дополнения (дано толкование или приостановлено действие документа (его структурных элементов), признаны утратившими силу или отменены структурные элементы документа).

Изменять, дополнять, признавать утратившим силу распорядительный документ (его структурные элементы), имеющие ограничительный гриф, могут только распорядительные документы, содержащие аналогичный ограничительный гриф, кроме документов (его структурных элементов), предусматривающих отмену ограничительного грифа.

Не допускаются изменение и (или) дополнение, признание утратившим силу распорядительного документа (его структурных элементов), не имеющего ограничительного грифа, распорядительным документом (его структурными элементами), содержащим ограничительный гриф.

Отменять и вносить изменения в распорядительные документы могут только органы (должностные лица), их издавшие, или вышестоящие органы (должностные лица).

Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь и в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте проекта.

Действительные наименования управлений, отделов и других структурных подразделений центрального аппарата МЧС, подчиненных ему подразделений, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатами (штатным расписанием).

Наименования организаций, находящихся в ведении МЧС, пишутся в соответствии с их уставами.

Издаваемые в МЧС постановления и приказы (распоряжения - при необходимости) перед подписанием в обязательном порядке визируются заместителями Министра, начальником УПО, начальником отдела делопроизводства МЧС, начальником сектора режимно-секретной работы* и, если в документе затрагиваются вопросы финансирования, - начальником управления финансовой и экономической работы. При необходимости этот перечень может быть расширен другими заинтересованными.

* Кроме приказов по личному составу.

 

Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу.

Запрещается включать в распорядительный документ исполнителем структурное подразделение или работника подразделения без согласования с ним и (или) его непосредственным руководителем.

Для подчиненных МЧС подразделений перечень лиц, которые визируют распорядительные документы, определяют их руководители.

Все распорядительные документы сдаются в службу делопроизводства в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в зависимости от выбранной формы на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов по форме согласно приложению 21 или в автоматизированной базе данных.

Постановления, приказы и распоряжения регистрируются раздельно. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.

В зависимости от формы регистрации на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов или в электронной базе данных должны быть отметки о рассылке копий документов (с указанием экземпляров, а также номера и даты реестра или номера книги рассылки и даты передачи). Книга рассылки оформляется согласно приложению 22.

Регистрация каждого вида распорядительных документов должна ежегодно начинаться с первого номера.

Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов цифровая.

Подразделениям, территориально удаленным от издавшей распорядительный документ организации, направляются копии или выписки из этих документов*.

* Для приказов по личному составу.

 

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести распорядительный документ, перечисляются исполнителем в списке рассылки, размещаемом на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу и при размножении не воспроизводимом.