ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
                      20 февраля 1998 г. № 23

О ПОЛОЖЕНИЯХ ОБ АРХИВЕ И ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
(ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

     В соответствии с Законом Республики  Беларусь  "О  Национальном
архивном   фонде   и   архивах   в  Республике  Беларусь",  принятым
постановлением Верховного Совета Республики Беларусь  от  6  октября
1994  г.  №  3278/XII  и  в  связи  с  изменениями,  происшедшими  в
структурных подразделениях Министерства торговли Республики Беларусь
и  составе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК), приказываю:
     1. Утвердить  Положение  о  постоянно  действующей  Центральной
экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства торговли Республики  Беларусь
(приложение  на  3  листах)  и  Положение об архиве (приложение на 4
листах).
     2. Считать   утратившим   силу   приказ  Министерства  торговли
Республики Беларусь от 11 июня 1987 г. № 70.

Министр                                                   П.А.КОЗЛОВ

СОГЛАСОВАНО                                    УТВЕРЖДЕНО
Директор                                       Приказ
Национального архива                           Министерства торговли
Республики Беларусь                            Республики Беларусь
В.Д.Селеменев                                  20.02.1998 № 23
05.02.1998

                             ПОЛОЖЕНИЕ
   о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
                                № 1

                         1. Общие положения

     1.1. Для организации и проведения работ по экспертизе  ценности
документов постоянного срока хранения и по личному составу создается
постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
     1.2. ЦЭК является совещательным органом.  Ее решения вступают в
силу после утверждения их Министром или заместителем Министра,  а  в
некоторых случаях    -    экспертно-методической   комиссией   (ЭМК)
Национального архива Республики Беларусь.
     1.3. Центральная   экспертная   комиссия  назначается  приказом
Министерства   торговли    в    составе    7 (семи)   человек    под
председательством заместителя Министра Минторга.
     В состав ЦЭК включаются наиболее квалифицированные  специалисты
структурных подразделений, в обязательном порядке главный бухгалтер,
работник  делопроизводственной  службы  и  ответственный  за   архив
(исполняет обязанности секретаря).
     1.4. В  своей   работе   ЦЭК   руководствуется   Положением   о
Национальном   архивном   фонде  Республики  Беларусь,  действующими
правилами и инструкциями  Государственного  комитета  по  архивам  и
делопроизводству    Республики    Беларусь,   Национального   архива
Республики Беларусь,  типовыми и ведомственными перечнями документов
с указанием сроков их хранения, настоящим Положением.

            2. Функции Центральной экспертной комиссии

     Центральная экспертная     комиссия    Министерства    торговли
Республики Беларусь осуществляет следующие функции:
     2.1. организует  и  проводит  совместно  с делопроизводственной
службой и  архивом  ежегодный  отбор  документов  постоянного  срока
хранения   и  по  личному  составу  для  дальнейшего  хранения  и  к
уничтожению с истекшими сроками хранения;
     2.2. рассматривает   и   выносит   решения   о  согласовании  и
представлении на утверждение в установленном порядке:
     - номенклатуры дел постоянного срока хранения;
     - описи  дел  постоянного  хранения  и  описи  дел  по  личному
составу;
     - акты о  выделении  к  уничтожению  дел  с  истекшими  сроками
хранения;
     - предложения  об  изменении  сроков  хранения  отдельных видов
документов,  установленных  действующими  перечнями,  и  определении
сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

              3. Права Центральной экспертной комиссии

     Для осуществления своих функций ЦЭК предоставляются права:
     3.1. давать  указания  структурным  подразделениям Министерства
торговли Республики  Беларусь  по  вопросам  отбора  документов   на
хранение  и  уничтожение  и  подготовки  дел  к передаче на архивное
хранение;
     3.2. запрашивать   от   структурных   подразделений    Минторга
Республики Беларусь:
     - сведения,  необходимые  для   определения   сроков   хранения
документов;
     - письменные  объяснения   о   причинах   утраты,   порчи   или
незаконного уничтожения документов постоянного хранения и по личному
составу;
     3.3. заслушивать  на  своих заседаниях информации ответственных
за делопроизводство и  архив  сотрудников  Министерства  о  качестве
оформления и формирования дел в делопроизводстве,  состоянии учета и
сохранности дел постоянного хранения и по личному составу;
     3.4. приглашать для консультации квалифицированных специалистов
Государственного комитета  по  архивам и делопроизводству Республики
Беларусь и работников Национального архива Республики Беларусь;
     3.5. информировать  руководство Минторга Республики Беларусь по
вопросам деятельности ЦЭК.

       4. Организация работы Центральной экспертной комиссии

     4.1. Центральная  экспертная  комиссия  работает  в  контакте с
экспертно-методической  комиссией  Национального  архива  Республики
Беларусь  и  получает  от нее организационно-методические указания и
консультативную помощь.
     4.2. Обязательному   утверждению   ЭМК   Национального   архива
подлежат:
     - номенклатура дел;
     - описи дел постоянного хранения и по личному составу;
     - предложения   о   сокращении   сроков   хранения  документов,
установленных типовыми и ведомственными перечнями документов;
     - предложения об установлении сроков  хранения  документов,  не
предусмотренных действующими перечнями.
     4.3. Заседания  ЦЭК  проводятся по мере надобности,  но не реже
одного раза в год.  Решения ЦЭК  принимаются  большинством  голосов.
Заседания ЦЭК оформляются протоколами.
     4.4. Ведение делопроизводства  ЦЭК  и  хранение  ее  документов
возлагается на секретаря комиссии.

СОГЛАСОВАНО                                    УТВЕРЖДЕНО
Директор                                       Приказ
Национального архива                           Министерства торговли
Республики Беларусь                            Республики Беларусь
В.Д.Селеменов                                  20.02.1998 № 23
05.02.1998

                        Положение об архиве
                                № 2

                         1.Общие положения

     1.1. Документы   Министерства   торговли  Республики  Беларусь,
имеющие   историческое,   научное,   социальное,   экономическое   и
политическое значение, входят в состав Национального архивного фонда
Республики Беларусь.
     Документы Национального архивного фонда являются собственностью
государства и  подлежат  государственному  хранению  в  Национальном
архиве Республики Беларусь.
     До передачи  на  государственное  хранение  эти   документы   в
соответствии  с  Положением о Национальном архивном фонде Республики
Беларусь в течение 15 лет хранятся в помещении архива Министерства.
     1.2. В  целях  обеспечения  сохранности,  учета и использования
документов Национального архивного фонда,  а также подготовки  их  к
передаче   на   государственное  хранение  в  Министерстве  торговли
Республики Беларусь создан архив.
     1.3. Правовой  основой  работы архива является Закон Республики
Беларусь "О Национальном  архивном  фонде  и  архивах  в  Республике
Беларусь", принятый   постановлением  Верховного  Совета  Республики
Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3278/XII.
     1.4. В своей  работе  архив  руководствуется  законодательством
Республики   Беларусь,  Положением  о  Национальном  архивном  фонде
Республики  Беларусь,  декретами  и  указами  Президента  Республики
Беларусь,  постановлениями и распоряжениями Правительства, приказами
Министерства  торговли  Республики  Беларусь,  основными   правилами
работы    ведомственных    архивов,   методическими   рекомендациями
Государственного   комитета   по   архивам    и    делопроизводству,
Национального архива Республики Беларусь, настоящим Положением.
     1.5. Контроль за деятельностью  архива  осуществляет  начальник
управления кадров,  правового обеспечения, социальной защиты и общих
вопросов Министерства торговли Республики Беларусь.
     1.6. Организационно-методическое    руководство   деятельностью
архива  Министерства  торговли  Республики   Беларусь   осуществляет
Национальный архив Республики Беларусь.

                    2. Состав документов архива

     Архив Министерства торговли Республики Беларусь хранит:
     2.1. законченные   делопроизводством   документы    постоянного
хранения   и  по  личному  составу,  образовавшиеся  в  деятельности
структурных подразделений Министерства;
     2.2. документы   постоянного  хранения  и  по  личному  составу
ликвидированных подведомственных организаций;
     2.3. научно-справочный  аппарат к документам архива (описи дел,
картотеки, указатели).

                     3. Задачи и функции архива

     3.1. Основными задачами архива являются:
     3.1.1. комплектование документами,  состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
     3.1.2. учет, обеспечение сохранности, использование документов,
хранящихся в архиве;
     3.1.3. осуществление  контроля  за  организацией  документов  в
делопроизводстве  структурных  подразделений  Министерства  торговли
Республики Беларусь;
     3.1.4. подготовка   и   своевременная    передача    документов
Национального   архивного   фонда   на  государственное  хранение  с
соблюдением  правил,  установленных  Госкомитетом   по   архивам   и
делопроизводству Республики Беларусь.
     3.2. Во исполнение  этих  задач  архив  осуществляет  следующие
функции:
     3.2.1. принимает    документы     структурных     подразделений
завершенного  делопроизводства  через  2  года после завершения их в
делопроизводстве;
     3.2.2. осуществляет  учет  и  обеспечивает  полную  сохранность
принятых на хранение дел;
     3.2.3. проводит   экспертизу   ценности   хранящихся  в  архиве
документов и оказывает методическую помощь в  проведении  экспертизы
ценности документов,  находящихся  в   структурных   подразделениях.
Участвует в работе экспертной комиссии;
     3.2.4. составляет   сводные   разделы  описей  дел  постоянного
хранения и по личному составу  и  представляет  их  на  рассмотрение
Центральной  экспертной  комиссии  Министерства  торговли Республики
Беларусь  и  экспертно-методической  комиссии  Национального  архива
Республики Беларусь;
     3.2.5. создает,  совершенствует и  пополняет  научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве делам и документам (описи,  картотеки,
указатели и т.п.);
     3.2.6. проверяет  соответствие  формирования и оформления дел в
делопроизводстве установленным  требованиям.  Оказывает методическую
помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел;
     3.2.7. организует использование документов:
     - выдает  в  установленном  порядке дела и копии документов для
служебного пользования;
     - исполняет  запросы учреждений,  заявления граждан по вопросам
социально-правового характера.  В установленном порядке выдает копии
документов и архивные справки;
     - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
     3.2.8. представляет  в  Национальный  архив Республики Беларусь
сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
     3.2.9. подготавливает и в  установленном  порядке  передает  на
государственное хранение  в  Национальный  архив Республики Беларусь
документы Национального архивного фонда.

                          4. Права архива

     Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
     4.1. контролировать выполнение установленных  правил  работы  с
документами   в  структурных  подразделениях  Министерства  торговли
Республики Беларусь;
     4.2. запрашивать   от   структурных   подразделений   сведения,
необходимые для работы архива;
     4.3. вносить   руководству   Министерства  торговли  Республики
Беларусь  предложения  по   совершенствованию   делопроизводства   и
архивного дела.

                    5. Ответственность за архив

     5.1. Ответственность  за  архив  возлагается   на   заведующего
архивом управления кадров,  правового обеспечения, социальной защиты
и общих вопросов (или другого структурного подразделения).
     5.2. Права и обязанности ответственного за  архив  определяются
соответствующей должностной инструкцией.

<<< Главная страница | < Назад