Могилевский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент мероприятий, проводимых с участием председателя Могилевского областного исполнительного комитета.

2. Контроль за соблюдением Регламента мероприятий, проводимых с участием председателя Могилевского областного исполнительного комитета, возложить на заместителей председателя Могилевского областного исполнительного комитета в соответствии с распределением обязанностей, управление организационно-кадровой работы Могилевского областного исполнительного комитета.

3. Признать утратившим силу решение Могилевского областного исполнительного комитета от 21 августа 1998 г. № 15-4 "О порядке подготовки мероприятий, проводимых с участием председателя областного исполнительного комитета".

1. Настоящий Регламент мероприятий, проводимых с участием председателя Могилевского областного исполнительного комитета (далее - Регламент), устанавливает порядок деятельности комитетов, управлений, отделов Могилевского областного исполнительного комитета (далее - облисполком), организаций, городских и районных исполнительных комитетов, местных администраций районов г. Могилева и г. Бобруйска (далее - горрайисполкомы) при проведении мероприятий, проводимых с участием председателя Могилевского областного исполнительного комитета (далее - председатель облисполкома).

2. В организационно-техническом значении мероприятия с участием председателя облисполкома подразделяются на:

плановые;

дополнительно включенные в график работы председателя облисполкома;

срочные.

3. Основными мероприятиями, проводимыми с участием председателя облисполкома и требующими регламентирования, являются:

мероприятия, проводимые по решению Президента Республики Беларусь, других высших должностных лиц Республики Беларусь и республиканских органов государственного управления;

мероприятия международного характера;

заседания коллегиальных органов;

официальные рабочие поездки;

культурно-просветительные, юбилейные и иные общественно значимые массовые мероприятия.

4. Мероприятия, проводимые с участием председателя облисполкома, определяются при формировании годового и квартального планов работы облисполкома, составляемых управлением организационно-кадровой работы облисполкома, а срочные мероприятия - в соответствии с абзацем вторым пункта 3 настоящего Регламента. Подготовка годовых и квартальных планов осуществляется на основе предложений комитетов, управлений, отделов облисполкома, горрайисполкомов и организаций.

Предложения горрайисполкомов и организаций о включении мероприятий в годовые и квартальные планы, согласованные с заместителями председателя облисполкома в соответствии с распределением обязанностей, передаются в управление организационно-кадровой работы облисполкома через соответствующие (отраслевые) структурные подразделения облисполкома.

Предложения должны содержать названия мероприятий, проводимых с участием председателя облисполкома, руководителей, ответственных за проведение мероприятий, точную дату, место и цель их проведения.

5. На основе годового и квартального планов работы, а также с учетом срочных мероприятий главным советником председателя облисполкома осуществляется формирование рабочего графика работы председателя облисполкома на текущую неделю.

6. Включение в график работы председателя облисполкома дополнительных и срочных мероприятий осуществляется главным советником председателя облисполкома незамедлительно после поступления сведений или принятия решения о проведении мероприятия с участием председателя облисполкома:

6.1. проводимых по решению Главы государства, Палат Национального собрания Республики Беларусь, Правительства Республики Беларусь и Администрации Президента Республики Беларусь, высших должностных лиц Республики Беларусь, - от управления организационно-кадровой работы облисполкома по мере поступления такой информации по почте или электронной связи, а также других структурных подразделений облисполкома, организаций, горрайисполкомов по мере поступления к ним официальной информации;

6.2. проводимых по решению республиканских органов государственного управления, организаций, иных органов управления и общественных организаций, - от работников соответствующих комитетов, управлений, отделов облисполкома, организаций, горрайисполкомов после получения согласия председателя облисполкома на участие в этом мероприятии.

7. Подготовка информационно-аналитических и других материалов организуется работниками комитетов, управлений, отделов облисполкома, организаций, горрайисполкомов, общественных организаций, инициирующих проведение данного мероприятия, под непосредственным руководством заместителя председателя облисполкома, курирующего данное структурное подразделение, организацию.

8. В подготовленных на доклад председателю облисполкома материалах (аналитических, статистических, справочных и иных) в обязательном порядке должны содержаться:

место, время и программа (сценарий) проведения мероприятия (при необходимости готовится общая программа для гостей и подробная с организационно-техническими деталями рабочая программа);

количественный и персональный состав участников с указанием занимаемой должности, по возможности - наличие почетных и иных званий (при участии в мероприятии зарубежных гостей указывается принятая форма обращения к этим лицам: Ваша Светлость, Ваше Превосходительство, господин Министр, доктор Браун и так далее);

условия оборудования помещения (флаг, герб, звукоусиление, оргтехника, музыкальное сопровождение и иное обслуживание).

При необходимости дополнительно представляются:

подготовленный проект решения (договора), согласованный с заинтересованными, либо подготовленное в таком же порядке заключение по такому проекту (если он готовился другой стороной) с мотивированными предложениями по внесению в него изменений и дополнений;

проекты выступлений (обращений), ответов (при наличии предварительно поступивших и возможных вопросов);

предложения (сведения) об участии представителей средств массовой информации;

схемы размещения участников или президиума (в зависимости от характера мероприятия);

пути следования и схемы размещения участников в транспортных средствах;

условия соблюдения правопорядка и безопасности (привлечение правоохранительных и других органов);

сведения о необходимости (наличии) переводчика;

обоснование целесообразности (обязательности) организации пресс-конференции с подготовкой пресс-релиза;

подарки и сувениры для вручения;

форма обслуживания и меню;

рекомендации по общению с участниками встречи с учетом религиозных традиций, национальной психологии и деловой этики;

список представителей принимающей стороны, закрепленных во время приема за каждым гостем (беседа, знакомство с присутствующими, разъяснения при наличии бытовых и других проблем);

порядок переговоров;

краткая история взаимоотношений с участвующей в переговорах стороной, этапов решения рассматриваемых вопросов;

другие информационно-аналитические материалы (текстовые и табличные), обеспечивающие возможность достаточной подготовки председателя облисполкома к мероприятию по основной теме и предполагаемым соответствующим вопросам, которые могут возникнуть в ходе проведения мероприятия.

9. Материалы, сформированные в соответствии с пунктами 7 и 8 настоящего Регламента, рассматриваются (визируются) на предмет их соответствия установленным требованиям по объему и качеству подготовки заместителем председателя облисполкома по курируемым отраслям и представляются в управление организационно-кадровой работы облисполкома для доклада председателю облисполкома, как правило, в следующие сроки до начала проведения мероприятия:

по плановым мероприятиям - за 5 дней до начала мероприятия, исключая праздничные и выходные дни;

по срочным мероприятиям - в максимально сжатые сроки, но не позднее 3 часов до начала мероприятия.

Письменному утверждению председателем облисполкома подлежат только планы подготовки и программы важнейших мероприятий, а также документы, регламентирующие расходование финансовых средств.

Один экземпляр утвержденной программы проведения мероприятия, связанного с участием иностранных граждан, а также представителей иностранных государств и субъектов предпринимательской деятельности, передается в отдел внешнеэкономических связей комитета экономики облисполкома и главному советнику председателя облисполкома.

10. Подготовка помещения, включая наличие оргтехники, средств звукоусиления, сервисное и иное обслуживание обеспечиваются общим отделом облисполкома либо организациями совместно с ответственным структурным подразделением облисполкома, которые за 3 дня до проводимого мероприятия информируют управление организационно-кадровой работы облисполкома и главного советника председателя облисполкома о готовности к его проведению.

11. После утверждения председателем облисполкома порядка и программы проведения мероприятия соответствующее структурное подразделение облисполкома не позднее чем за 2 дня оповещает приглашенных на мероприятие лиц и сообщает об этом в управление организационно-кадровой работы облисполкома.

12. Освещение в средствах массовой информации мероприятий обеспечивают пресс-секретарь и управление идеологической работы облисполкома совместно с комитетами, управлениями, отделами облисполкома, организациями, ответственными за проведение мероприятия.

13. По прибытии председателя облисполкома к месту проведения мероприятия его встречают ответственный работник облисполкома, руководитель соответствующего горрайисполкома, другие должностные лица, указанные в программе.

14. В поездке председателя облисполкома сопровождают должностные лица по утвержденному им списку.

15. В случае некачественной или несвоевременной подготовки материалов и невозможности их оперативной доработки заместитель председателя облисполкома, начальник управления организационно-кадровой работы облисполкома, главный советник председателя облисполкома могут вносить председателю облисполкома предложения об отмене его участия в мероприятии (отмене мероприятия) с привлечением к дисциплинарной ответственности виновных работников (если срыв допущен по вине специалистов облисполкома, горрайисполкомов или подведомственных организаций).

16. Поручения и решения, принятые по итогам проведенного мероприятия, оформляются протоколами. Проекты протоколов готовятся ответственными за проведение мероприятий, согласовываются с заместителем председателя облисполкома, курирующим данную отрасль, и передаются в установленном порядке для доклада председателю облисполкома.

Форма контроля и ответственные за исполнение указанных поручений определяются в протоколе.

17. Грамоты, дипломы удостоенным звания "Человек года" и другие награды вручаются председателем облисполкома в торжественной обстановке в помещении облисполкома или на собраниях трудовых коллективов.

В зале, где проходит вручение наград, устанавливаются Государственный флаг Республики Беларусь и изображение Государственного герба Республики Беларусь, а также флаг и герб Могилевской области.

18. Церемония вручения наград на собраниях трудовых коллективов вписывается в сценарий мероприятий, разработку которого осуществляет администрация организации совместно с управлением культуры и управлением организационно-кадровой работы облисполкома.

19. Согласование сроков вручения наград, подготовка документов о награждении, обеспечение явки награжденных возлагаются на управление организационно-кадровой работы облисполкома.

Материально-техническое обеспечение церемонии вручения наград возлагается на общий отдел облисполкома, администрации организаций (в зависимости от места проведения).

20. Поздравления председателя облисполкома готовятся:

20.1. управлением идеологической работы облисполкома, управлением организационно-кадровой работы облисполкома:

к дням рождения заслуженных людей области и страны, а также поздравления республиканских органов управления с профессиональными и другими праздниками;

через средства массовой информации - по случаю государственных, профессиональных и иных праздников, а также юбилейных дат средств массовой информации;

к юбилейным датам трудовых коллективов области, по случаю награждения государственными наградами и кадровых назначений, а также совместно с профсоюзным комитетом облисполкома - коллектива работников облисполкома с государственными и иными праздниками;

20.2. отделом внешнеэкономических связей комитета экономики облисполкома совместно с управлением идеологической работы облисполкома к праздничным и юбилейным датам - представителей иностранных государств и консульств;

20.3. профсоюзным комитетом аппарата облисполкома - бывших работников аппарата облисполкома.

Все проекты поздравлений готовятся совместно с соответствующими комитетами, управлениями, отделами облисполкома, горрайисполкомами, которые имеют непосредственное отношение к трудовой и творческой деятельности людей и коллективов организаций.

21. Рассылку поздравлений председателя облисполкома обеспечивает общий отдел облисполкома.

22. Подготовку проектов некрологов и соболезнований от имени председателя облисполкома организует управление организационно-кадровой работы облисполкома совместно с управлением идеологической работы облисполкома и другими заинтересованными структурными подразделениями облисполкома.

23. Подготовка и проведение официальных приемов от имени председателя облисполкома возлагаются на заместителей председателя облисполкома по курируемым отраслям, управление делами облисполкома, управление организационно-кадровой работы облисполкома, управление идеологической работы облисполкома и других инициаторов.

С инициативой проведения официального приема от имени председателя облисполкома могут выступить структурные подразделения облисполкома и организации, которые через заместителей председателя облисполкома либо главного советника председателя облисполкома вносят предложения председателю облисполкома. Решение о проведении приема принимает председатель облисполкома.

24. Сообщения для печати об официальных приемах, встречах и других мероприятиях, проводимых с участием председателя облисполкома, готовятся пресс-секретарем и управлением идеологической работы облисполкома.

25. Поездки председателя облисполкома в иностранные государства осуществляются в установленном порядке с разрешения Президента Республики Беларусь. Подготовка документов в Администрацию Президента Республики Беларусь возлагается на управление организационно-кадровой работы облисполкома.

При получении разрешения Президента Республики Беларусь подготовка поездки председателя облисполкома в иностранное государство организуется отделом внешнеэкономических связей комитета экономики облисполкома.

26. Программа рабочих встреч председателя облисполкома с иностранными делегациями, главами дипломатических представительств и представителями международных организаций утверждается председателем облисполкома по представлению отдела внешнеэкономических связей комитета экономики облисполкома и управления организационно-кадровой работы облисполкома.

27. Подготовка мероприятий, проводимых в области с участием Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, осуществляется в установленном порядке во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации Президента Республики Беларусь и Аппарата Совета Министров Республики Беларусь.

28. В облисполкоме для решения вопросов, связанных с проведением таких мероприятий, создается рабочая группа во главе с заместителем председателя облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

Рабочая группа, как правило, за 30 дней до проведения мероприятия, если не предусмотрены иные сроки, вносит в Администрацию Президента Республики Беларусь или Аппарат Совета Министров Республики Беларусь согласованные с председателем облисполкома предложения по программе проведения мероприятия.

После утверждения в установленном порядке плана подготовки мероприятия за 10 дней до его проведения заинтересованные комитеты, управления, отделы облисполкома представляют руководителю рабочей группы аналитические, статистические, справочные и иные материалы для обобщения и доклада председателю облисполкома.

Руководитель рабочей группы обобщает результаты проведения мероприятия, докладывает их председателю облисполкома и принимает меры по выполнению поручений, данных во время его проведения.