МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РЕШЕНИЕ
24 октября 1996 г. N 794
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В МИНГОРИСПОЛКОМЕ, ЕГО СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, АДМИНИСТРАЦИЯХ РАЙОНОВ
===
Минский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить Положение о порядке ведения делопроизводства по
обращениям граждан в Мингорисполкоме, его структурных
подразделениях, администрациях районов (прилагается).
2. Комитетам, отделам и управлениям горисполкома,
администрациям районов в своей практической деятельности строго
соблюдать требования Положения о порядке ведения делопроизводства по
обращениям граждан.
3. Контроль за выполнением данного решения возложить на
заведующего отделом писем и организации приема граждан
Мингорисполкома Еремцову Г.А.
Председатель исполкома В.В.Ермошин
Управляющий делами Л.Н.Володькина
Утверждено решением
Мингорисполкома
от 24.10.96 г. N 794
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения делопроизводства по обращениям
граждан в Мингорисполкоме, его структурных
подразделениях, администрациях районов
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом
Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" на
основе Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям
граждан, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики
Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643. Положение определяет порядок
работы с обращениями граждан в Минском городском исполнительном
комитете, администрациях районов, комитетах, отделах и управлениях.
2. Делопроизводство по обращениям граждан во всех структурных
подразделениях Мингорисполкома, администрациях районов ведется
отдельно от других видов делопроизводства.
В соответствии со ст.9 Закона "Об обращениях граждан"
персональную ответственность за организацию работы с обращениями
граждан несут руководители всех подразделений Мингорисполкома и
администраций районов.
Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям граждан
в Минском городском исполнительном комитете возлагается на отдел
писем и организации приема граждан, в администрациях районов на
общие отделы; в комитетах, отделах и управлениях - на лиц,
отвечающих за работу с письмами, о чем издается приказ по
структурному подразделению.
3. Все поступающие обращения граждан должны быть
зарегистрированы в день их поступления.
Конверты сохраняются в тех случаях, когда по ним можно
установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля
служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
Срок рассмотрения обращения, один месяц, исчисляется в
календарных днях с даты получения его организацией, разрешающей
обращение по существу.
Обращения граждан, не требующие дополнительного изучения
материалов или проверки, рассматриваются на более 15 дней.
Изменение срока исполнения производится только по указанию
руководителя.
Срок рассмотрения обращений, поступивших в Мингорисполком через
вышестоящие органы и находящихся у них на контроле, исчисляется с
даты поступления их в Мингорисполком.
При личном приеме граждан их устные и письменные обращения
также подлежат регистрации в установленном порядке.
После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение
руководителю, заместителям руководителя или иному должностному лицу
в день их поступления и рассматриваются ими в срок не более 3
рабочих дней.
Результаты рассмотрения обращений руководителями отражаются в
форме резолюции. На обращении не должно быть более одной резолюции.
Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них
детализируется порядок исполнения.
Обращения граждан, направленные в структурные подразделения
горисполкома, администрации районов, в компетенцию которых не входит
разрешение поставленных вопросов, в срок не позднее пяти дней
направляются в соответствующие органы, учреждения, организации и
предприятия с извещением об этом гражданам.
4. Порядок регистрации обращений определяется исходя из
необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за
исполнением поручений по обращениям и их анализа.
5. Повторными обращениями являются обращения, поступившие от
одного и того же лица, по одному и тому же вопросу в один и тот же
орган.
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается
регистрационный индекс первого обращения, делается отметка
"Повторно", с указанием дат всех предыдущих обращений. При
рассмотрении повторных обращений подбираются все предшествующие
документы за период не более двух лет со времени поступления первого
обращения.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в
один и тот же орган учитываются под регистрационным индексом первого
обращения с добавлением дополнительного порядкового номера и
повторными не считаются.
6. Обращения граждан, направленные различными адресатами,
требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на
особый контроль. На обращении делается отметка "Контроль".
Контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения
обращений и исполнения поручений по ним возлагается на работников,
осуществляющих непосредственное ведение делопроизводства. За 5 дней
до истечения срока рассмотрения исполнителю направляется
напоминание.
При необходимости проведения проверки, запроса дополнительных
материалов срок рассмотрения обращения может быть продлен
руководителем, давшим поручение, но не более чем на месяц. Заявителю
и контролирующим органам даются промежуточные ответы. Обращения
граждан, на которые даются промежуточные ответы с контроля не
снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и
принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии
с контроля обращений граждан принимают должностные лица, взявшие
обращение на контроль.
Службы горисполкома на запросы администраций районов должны
дать ответ не позднее пяти дней до истечения срока рассмотрения.
Контроль по обращениям граждан, по которым даны обещания,
завершается после выполнения обещаний в полном объеме.
7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены
все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и
даны ответы в соответствии с законодательством.
8. Ответы на обращения граждан дают - председатель
Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами, главы
администраций районов, их заместители, управляющие делами в
соответствии с распределением их обязанностей, а на поступившие
непосредственно в комитеты, управления и отделы - их руководители.
Ответы в вышестоящие органы, поступившие через Мингорисполком, дают
- председатель Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами,
главы администраций районов.
Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае
устного ответа делается соответствующая запись в учетных документах.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие
органы, необходимо указать, что заявителю дан ответ, а также фамилию
исполнителя и его номер телефона.
9. Обращения граждан, содержащиеся в них обоснованные замечания
и предложения ежеквартально анализируются, обобщаются и в виде
справки передаются руководителю с целью своевременного выявления и
устранения причин, порождающих нарушение прав и законных интересов
граждан, а также совершенствования работы государственных органов,
предприятий, учреждений и организаций.
Материалы для анализа и обобщения готовят работники, ведущие
делопроизводство по обращениям граждан. Статистически отчеты
составляются ежеквартально до 10 числа месяца, следующего за
отчетным кварталом.
Результаты работы с обращениями граждан заслушиваются на
заседаниях исполкомов, оперативных совещаниях в комитетах,
управлениях и отделах не реже одного раза в год.
10. Обращения граждан после их разрешения должны быть
возвращены должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям
граждан, со всеми относящимися к ним материалами для формирования
дел и проведения анализа. Хранение исходных материалов у
исполнителей не разрешается.
На каждом обращении граждан после окончательного решения и его
исполнения должны быть надпись "В ДЕЛО" и личная подпись
должностного лица, принявшего это решение.
Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и
разрешением, в том числе по личному приему граждан за период
календарного года, формируются в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел организации.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению
составляют самостоятельную группу. В случае получения повторного
обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к
данной группе документов.
11. Срок хранения обращений граждан, документов по их
рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет, в случае неоднократного
обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения. В необходимых
случаях в установленном порядке экспертной комиссией может быть
принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном
хранении соответствующих обращений граждан.
Решения экспертной комиссии об увеличении сроков хранения
подлежат обязательному утверждению управляющим делами
Мингорисполкома, администраций районов.
12. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению,
передаются в архив организации через год после завершения
делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения документы по
обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом
Комитетом по архивам и делопроизводству.
<<< Главная
страница | < Назад
|
