ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И
      ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
                        РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
                       13 июля 2000 г. № 10/7

 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ КНИГ
 РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ
 КНИГ В ОРГАНАХ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, А
 ТАКЖЕ О ПЕРЕДАЧЕ ЭТИХ КНИГ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
 АРХИВ

     На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь
от 7 июня  2000  г.  №  821  "Об  утверждении  Положения  о  порядке
регистрации  актов  гражданского  состояния  в  Республике Беларусь"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,  2000 г., №
59,    5/3405)    Министерство   юстиции   Республики   Беларусь   и
Государственный комитет по  архивам  и  делопроизводству  Республики
Беларусь постановляют:

     1. Утвердить  прилагаемую  Инструкцию  о  порядке хранения книг
регистрации  актов  гражданского  состояния  и  метрических  книг  в
органах записи актов гражданского состояния, а также о передаче этих
книг на хранение в государственный архив.

     2. Настоящая Инструкция вступает в силу с  момента  внесения  в
Национальный   реестр   правовых  актов  Республики  Беларусь  и  ее
официального опубликования.

 Министр юстиции                       Председатель Государственного
 Республики Беларусь                   комитета по архивам и
 Г.Н.ВОРОНЦОВ                          делопроизводству
                                       Республики Беларусь
                                       А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО

                              УТВЕРЖДЕНО
                              Постановление Министерства юстиции
                              Республики Беларусь и Государственного
                              комитета по архивам и делопроизводству
                              Республики Беларусь
                              13.07.2000 № 10/7

                             ИНСТРУКЦИЯ
       о порядке хранения книг регистрации актов гражданского
        состояния и метрических книг в органах записи актов
      гражданского состояния, а также о передаче этих книг на
                  хранение в государственный архив

       Глава 1. Место хранения и учет книг регистрации актов
      гражданского состояния и метрических книг до передачи в
                       государственный архив

     1. Записи актов гражданского состояния, поступившие на хранение
в архив органа загса, подбираются и брошюруются в книги.
     В книгах сосредоточиваются записи одного вида акта гражданского
состояния  по  городу,  району,  а  внутри  района  -  по поселкам и
сельсоветам в алфавитном порядке.
     В конце книги  указывается  количество  листов,  записей  актов
гражданского  состояния  и  ставится  печать соответствующего органа
загса.

     2. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические
книги   пронумеровываются,  учитываются  в  журнале  по  учету  книг
регистрации  актов  гражданского  состояния  и  метрических  книг  и
раскладываются  в  хронологическом порядке отдельно по видам записей
по каждому району, городу, поселку, сельсовету.

     3. Первые  экземпляры  книг  регистрации   актов   гражданского
состояния,  составленные  на  территории данного района (города),  а
также метрические книги,  составленные до образования органов загса,
хранятся   в   архиве   органа   загса   соответствующего   местного
исполнительного и распорядительного органа.
     Вторые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния
и метрические книги,  составленные  на  территории  данной  области,
хранятся  в  областном  архиве  органов  загса,  а города Минска - в
Минском городском архиве органов загса.

            Глава 2. Оборудование архивов органов загса

     4. Для   обеспечения   сохранности   книг   регистрации   актов
гражданского   состояния,   а  также  метрических  книг  и  создания
необходимых  условий  для  работы  с  ними  архиву   органов   загса
предоставляется специальное помещение.
     Помещение архива должно быть изолированным от других  помещений
и   санитарно-технических   коммуникаций,   сухим  и  защищенным  от
затопления.
     Хранилища книг   регистрации  актов  гражданского  состояния  и
метрических книг отделяются  от  рабочих  комнат  архива.  На  окнах
первого этажа архивохранилища устанавливаются металлические решетки.
     Защита документов от света обеспечивается хранением  документов
в  шкафах,  стеллажах закрытого типа,  а также в коробках,  папках и
переплетах. Необходимо применение на окнах светорассеивающих стекол,
светонепроницаемых или светорассеивающих штор, жалюзи и т.п.
     В качестве   искусственного   освещения   разрешается    только
электрическое.
     Помещения, отведенные  под  архивохранилища,  должны   отвечать
действующим противопожарным нормам.

     5. Архивохранилища   оборудуются   металлическими   стеллажами.
Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен;  если торцы
стеллажей  примыкают  к  стенам,  устанавливаются  ограничители,  не
допускающие укладку книг регистрации  актов  гражданского  состояния
вплотную к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно
быть 10-15  см.  Ширина  главных  проходов  между  стеллажами  может
достигать  1-1,2  м,  остальных проходов - 70-80 см.  Для уменьшения
влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется устанавливать
перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами.

    Глава 3. Режим хранения книг регистрации актов гражданского
        состояния и метрических книг в архивах органов загса

     6. В  помещении  архива   устанавливается   специальный   режим
хранения,  т.е.  определенные  технические и санитарно-гигиенические
условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг регистрации актов
гражданского  состояния  и  метрических  книг,  а  также необходимые
условия работы с ними.

     7. В  архивохранилищах  должны  быть  установлены   оптимальные
температурно-влажностные   режимы.   В   помещениях  с  регулируемым
климатом  температура  воздуха  должна   соответствовать   +17-19°С,
влажность  - от 50 до 55%,  а в помещениях с нерегулируемым климатом
температура воздуха - +14-20°С, влажность - 45-60%.
     Для контроля   за   температурой   и   влажностью   воздуха   в
архивохранилище  устанавливаются   термометры   и   гигрометры   или
психрометры,   согласно   показаниям   которых  принимаются  меры  к
обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

     8. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:

     а) обеспечить  максимальную  герметичность   архивохранилищ   и
оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

     б) периодически    проводить    обеспыливание    документальных
материалов с помощью  пылесосов  и  практиковать  влажную  уборку  с
применением 1%-ного раствора формалина;

     в) при  проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать
марлей, смоченной 50%-ным раствором глицерина и тщательно отжатой.

     9. В случае появления в архивохранилищах плесени,  насекомых  и
грызунов  немедленно  принимаются меры к их уничтожению и проведению
дезинфекции помещений архивохранилищ.

     10. В архивохранилищах запрещаются:

     а) курение;

     б) применение нагревательных электроприборов;

     в) хранение посторонних предметов (портфелей,  сумок, продуктов
питания и т.п.).

     11. Дверь  в  архивохранилище  в  нерабочее  время закрывается,
опечатывается или  опломбируется.  Печать  или  пломбир  хранится  у
заведующего архивом органа загса или у сотрудника, ответственного за
архив;  архив  открывается   и   закрывается   в   их   присутствии;
обеспечивается охранный режим архива.

     12. При  отсутствии  специального  помещения  для архива органа
загса  соответствующего местного исполнительного и распорядительного
органа  книги регистрации актов гражданского состояния и метрические
книги должны храниться в металлических шкафах.

     13. Вход  в  архивохранилище и ознакомление с записями в книгах
регистрации  актов  гражданского  состояния  и  метрических   книгах
посторонним    лицам    без  разрешения  заведующего  органа   загса
соответствующего    местного  исполнительного  и   распорядительного
органа,  заведующего  областным  (Минским  городским) архивом органа
загса,  а  с  записями в книгах регистрации усыновления (удочерения)
также без разрешения органов опеки и попечительства запрещается.

     14. В  случае  пожара,  наводнения   или   другого   стихийного
бедствия,  а  также  при  обнаружении злоумышленного проникновения в
архив  посторонних  лиц  составляется   с   участием   представителя
соответствующих    органов   (пожарной   охраны,   внутренних   дел,
технического надзора, государственного архива и др.) соответствующий
акт и принимаются меры к охране материалов.

     15. Обеспечение  надлежащих  условий  хранения книг регистрации
актов гражданского состояния и метрических книг  в  архивах  органов
загса  местных исполнительных и распорядительных органов возлагается
на соответствующие местные исполнительные и распорядительные органы,
а  в  областных  (Минском  городском)  архивах  органов  загса  - на
управления юстиции облисполкомов (Минского горисполкома).

           Глава 4. Сроки хранения книг регистрации актов
         гражданского состояния, метрических книг и порядок
                  передачи в государственный архив

     16. Книги   регистрации   актов   гражданского   состояния    и
метрические  книги хранятся в архивах органов загса в течение 75 лет
со времени их составления.
     По истечении   75  лет  вторые  экземпляры  книг  из  областных
(Минского городского) архивов органов  загса,  оформленные  согласно
установленным     правилам     постановки    документальной    части
делопроизводства  и  работы  архивов   учреждений,   организаций   и
предприятий   Республики   Беларусь,   передаются   на   хранение  в
государственный  архив.  Недостающие  или  неисправимо  поврежденные
экземпляры  книг  заменяются книгами,  изымаемыми из архивов органов
загса местных исполнительных и распорядительных органов.

     17. Архивы органов загса сдают в  государственный  архив  книги
регистрации актов  гражданского  состояния  и  метрические  книги по
описям  и  оформляют  сдачу  актом.  Описи   составляются   в   трех
экземплярах, а акты - в двух экземплярах.
     Описи в двух экземплярах  и  один  экземпляр  акта  остаются  в
государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром
акта возвращается в архив органа загса.
     Книги регистрации  актов  гражданского  состояния и метрические
книги должны быть доставлены  в  государственный  архив  работниками
архива органов загса.

     18. После  передачи  вторых  экземпляров книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг  в  государственный  архив
оставшиеся  первые экземпляры указанных книг в архивах органов загса
местных   исполнительных   и   распорядительных   органов   подлежат
уничтожению.  Акт  о  выделении к уничтожению книг регистрации актов
гражданского   состояния   и   метрических   книг    согласовывается
соответственно  с  областным  архивом  органа  загса  и утверждается
соответствующим местным исполнительным и распорядительным органом.
     Уничтожение книг  регистрации  актов  гражданского  состояния и
метрических книг,  как правило,  осуществляется путем их переработки
на   предприятиях   вторичного  сырья  в  присутствии  представителя
соответствующего архива органа загса.


 

<<< Главная страница | < Законодательство о браке и семье