|
РЕШЕНИЕ БРЕСТСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
11 августа 1997 г. N 1681
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ РЕШЕНИЙ,
РАСПОРЯЖЕНИЙ И ПОРУЧЕНИЙ БРЕСТСКОГО ОБЛАСТНОГО
ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА И ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ
Областной исполнительный комитет решил:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по организации контроля
исполнения решений, распоряжений и поручений Брестского областного
исполнительного комитета и вышестоящих органов власти и управления.
2. Считать утратившим силу решение облисполкома от 26 февраля
1996 г. N 98 "Об инструкции по организации контроля и проверки
исполнения решений, распоряжений и поручений Брестского областного
исполнительного комитета и вышестоящих органов".
Председатель В.А.ЗАЛОМАЙ
И.о.управляющего делами,
член исполкома Ю.Д.МОРОЗ
УТВЕРЖДЕНО
Решение Брестского
облисполкома
11.08.1997 N 1681
ИНСТРУКЦИЯ
по организации контроля исполнения решений, распоряжений и
поручений Брестского областного исполнительного комитета и
вышестоящих органов
1. Общие положения
1.1. Контроль и проверка исполнения являются важнейшей
составной частью деятельности областного исполнительного комитета,
его отделов, управлений, комитетов и областных организаций.
1.2. В работе по контролю за выполнением постановлений
вышестоящих органов власти и управления, решений, распоряжений
областного исполнительного комитета, служебных документов и
обращений граждан сочетаются два основных направления:
- повседневный (оперативный) контроль за процессом исполнения
конкретных поручений, содержащихся в контролируемых документах;
- общий контроль за ходом и результатами исполнения документов
в целом.
1.3. Областной исполнительный комитет осуществляет контроль за
выполнением собственных решений и распоряжений, законов Республики
Беларусь, постановлений парламента - Национального Собрания
Республики Беларусь, декретов, указов и распоряжений Президента
Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Совета Министров
Республики Беларусь, иных государственных органов, а также поручений
по исполнению других служебных документов, рассмотрению писем и
обращений граждан.
1.4. Общий контроль за выполнением решений и распоряжений
исполнительного комитета, документов вышестоящих органов
осуществляют заместители председателя и управляющий делами
исполнительного комитета согласно распределению обязанностей.
Руководители структурных подразделений облисполкома несут
персональную ответственность за состояние контроля.
Оперативный контроль за сроками исполнения законодательных и
нормативных актов вышестоящих органов власти и управления, решений и
распоряжений облисполкома, других служебных документов осуществляет
отдел контроля исполнения управления делами (далее - отдел
контроля), за сроками рассмотрения писем и обращений граждан - отдел
писем и организации приема граждан (далее - отдел писем).
1.5. Руководители отделов, управлений, комитетов облисполкома,
областных организаций определяют ответственного работника,
осуществляющего оперативный контроль за исполнением документов
вышестоящих органов, решений и распоряжений исполнительного комитета
и других документов, поставленных на контроль.
1.6. Вся корреспонденция поступает в службу делопроизводства
общего отдела.
Нормативные документы передаются и регистрируются в отделе
контроля, письма граждан - в отделе писем, остальная корреспонденция
- в службе делопроизводства.
После регистрации документы направляются руководству
облисполкома в соответствии с порядком, установленным регламентом
работы областного исполнительного комитета.
Документы, в тексте которых или в резолюции руководителя
содержатся поручения и сроки их исполнения, контролируются отделом
контроля. Если резолюция носит общий характер, документ на контроль
не ставится.
1.7. Управление делами облисполкома обеспечивает своевременное
доведение до исполнителей и заинтересованных лиц решений и
распоряжений областного исполнительного комитета, оказывает
методическую помощь в организации делопроизводства и контроля в
отделах, комитетах, управлениях облисполкома, гор(рай)исполкомах.
1.8. Управление организационно-кадровой работы облисполкома
ведет учет критических замечаний и предложений, высказанных в адрес
органов государственного управления при отчетах исполнительного
комитета, а также на сессиях областного Совета депутатов, собраниях
областного актива, вносит предложения по их реализации и
осуществляет контроль за их выполнением.
1.9. Управление общественно-политической информации и
социальных отношений облисполкома проводит аналогичную работу по
критическим замечаниям и предложениям, высказанным в печати и других
средствах массовой информации.
1.10. Исполнительный комитет регулярно заслушивает на своих
заседаниях отчеты руководителей гор(рай)исполкомов, структурных
подразделений облисполкома, областных организаций о выполнении ими
решений исполкома, постановлений вышестоящих органов государственной
власти и управления.
1.11. Управления делами и организационно-кадровой работы в
пределах своей компетенции проводят в структурных подразделениях
облисполкома, гор(рай)исполкомах проверки соблюдения требований
настоящей Инструкции, изучение и обобщение практики работы по
контролю за исполнением и разработку предложений по ее
совершенствованию.
2. Организация контроля за исполнением нормативных и
служебных документов, обращений граждан
2.1. Контролю подлежат входящие, исходящие и внутренние
документы (нормативные акты и письма вышестоящих органов
государственной власти и управления, контролирующих органов, решения
и распоряжения облисполкома, протоколы совещаний у руководителей
исполнительного комитета, письма учреждений и организаций, обращения
граждан), которые по своему характеру требуют решения или ответа.
Сроки исполнения, должностные лица, ответственные за выполнение,
устанавливаются в резолюции руководителя или содержатся в тексте
документа. В других случаях управляющий делами, заместитель
управляющего - заведующий общим отделом могут ставить на контроль
документы с определением конкретных сроков и исполнителей.
2.2. На контроль берутся инициативные письма, направляемые
облисполкомом в вышестоящие органы власти и управления. Поступление
ответов на письма контролируется их исполнителями и помощниками
руководителей облисполкома.
2.3. Контролю подлежат поручения председателя облисполкома, его
заместителей, данные ими на проводимых совещаниях. Поручения
фиксируются в протоколе. Контроль за сроками исполнения осуществляют
помощники руководителей облисполкома.
2.4. На каждый контролируемый документ службами управления
делами, осуществляющими контроль (отдел контроля и отдел писем),
составляется два экземпляра контрольной карточки, один из которых
вместе с документом или его копией направляется исполнителю, а
второй остается в службе, контролирующей документ. В случае, когда
исполнение документа поручено заместителю председателя облисполкома,
контрольная карточка передается его помощнику.
2.5. Если исполнение документа (задания) поручено нескольким
исполнителям, то должностное лицо, указанное в резолюции первым,
является ответственным за своевременное и качественное исполнение
задания в целом. Ему направляется документ с контрольной карточкой,
а соисполнителям при необходимости - копии. Соисполнители обязаны,
как правило, в течение 10 дней представить свои предложения
ответственному за исполнение, который готовит итоговый документ.
Ответственному исполнителю предоставляется право координировать
и контролировать действия исполнителей: созывать совещания,
требовать необходимые материалы, давать поручения.
2.6. Руководители отделов, управлений, комитетов облисполкома
после получения нормативных, служебных документов организуют их
выполнение в установленные сроки и в полном объеме.
2.7. Нормативные и служебные документы, поручения вышестоящих
органов снимаются с оперативного контроля после выполнения заданий,
содержащихся в них и резолюциях руководителя, или принятия
соответствующего решения, распоряжения облисполкома с пометкой об
этом на самом документе завизированной председателем облисполкома
или его заместителями, управляющим делами.
2.8. Вся переписка, связанная с исполнением документов,
хранится в том подразделении, в котором они зарегистрированы.
Разъединение документов по отдельным службам в период их исполнения
не допускается.
3. Организация контроля за исполнением решений и распоряжений
областного исполнительного комитета
3.1. Решения и распоряжения облисполкома, содержащие поручения
и задания, направляются протокольным сектором исполнителям, а также
передаются отделу контроля, который осуществляет оперативный
контроль за их выполнением. На контроль берется каждый пункт решения
(распоряжения), требующий исполнения.
3.2. Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а
общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа
считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата
представления итоговой справки по выполнению решений или
распоряжений в целом. Отделы, управления, комитеты, помощники
заместителей председателя облисполкома в 10-дневный срок после
получения решения по основным вопросам разрабатывают план
организационных действий по осуществлению контроля, в котором
определяют методы, сроки контрольных мероприятий, ответственных
исполнителей.
План контроля утверждается председателем, заместителем
председателя, курирующим данное структурное подразделение, и в копии
передается отделу контроля.
3.3. Основным методом фактического контроля является изучение
хода выполнения решения, распоряжения на местах. В целях получения
информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов
используются также сведения статистической государственной и
ведомственной отчетности, сведения, содержащиеся в докладах и
отчетах исполнителей, материалы проверок, проводимых контролирующими
органами, материалы средств массовой информации и другие источники.
3.4. Руководитель отдела, управления или комитета облисполкома,
на которого возложен контроль за выполнением решений, распоряжений в
целом, в случае несвоевременного и некачественного исполнения
поручений другими структурными подразделениями, гор(рай)исполкомами
обязан поставить в известность об этом письменно заместителя
председателя, курирующего данный отдел, управление, комитет, либо
управляющего делами облисполкома. Сообщения должны сопровождаться
конкретными предложениями.
3.5. Отдел контроля управления делами облисполкома осуществляет
контроль за своевременным представлением отчетов (информации) о ходе
выполнения решений и распоряжений исполнительного комитета, делает
соответствующие отметки в контрольных карточках и по мере
поступления информации передает их в отдел, комитет, управление для
обобщения и последующего доклада руководству исполнительного
комитета.
3.6. Решения исполнительного комитета по основным (плановым)
вопросам снимаются с контроля, как правило, на заседании исполкома,
другие решения и распоряжения - председателем, заместителями
председателя и управляющим делами облисполкома, согласно
распределению функциональных обязанностей, по представлению
соответствующим структурным подразделением информации о выполнении с
мотивированным предложением о снятии документа с контроля, либо
продлении срока его выполнения.
Отдельные поручения, содержащиеся в решениях, распоряжениях,
снимаются с контроля руководством облисполкома после получения
сведений об их выполнении.
3.7. Контролируемое решение, распоряжение, план контроля и
другие документы, содержащие информацию о ходе и результатах их
выполнения в течение всего периода осуществления контроля, находятся
в отделах, управлениях и комитетах в папках "На контроле", копии -
в отделе контроля. После снятия решения с контроля эти материалы
передаются в отдел контроля управления делами для оформления в дело
"Документы о выполнении решений облисполкома".
4. Ведение контроля за сроками исполнения документов
4.1. Оперативный контроль за исполнением документов
республиканских органов государственной власти и управления, решений
и распоряжений облисполкома, служебных и иных документов
осуществляют подразделения управления делами облисполкома согласно
п.1.4 настоящей Инструкции.
4.2. Соответствующие службы управления делами, осуществляющие
контроль (отдел контроля, отдел писем), ведут учет контролируемых и
снятых с контроля документов вышестоящих органов власти и
управления, решений и распоряжений облисполкома, иных служебных
документов по контрольным карточкам, располагаемым в
систематизированной картотеке по следующим разделам: подлежащие
исполнению в текущем месяце года, подлежащие исполнению в
последующие месяцы года, снятые с контроля.
Систематизированные картотеки на контролируемые документы
ведутся в управлениях, комитетах и отделах облисполкома,
гор(рай)исполкомах и других подведомственных облисполкому
учреждениях и организациях, а также помощниками руководителей
исполкома.
В качестве технического средства организации работы по контролю
максимально используются возможности автоматизированных систем
обработки информации.
4.3. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты
поступления. Сроки могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются нормативными документами,
индивидуальные - руководителями исполнительного комитета. Конечная
дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции
руководителя.
В случае, когда срок исполнения не указан, документ должен быть
исполнен в течение 10 дней (для документов, требующих более
глубокого изучения и решения вопроса - в течение месяца), для
телеграмм, требующих срочного решения - от 2 до 5 дней, остальные -
в течение 10 дней.
4.4. В процессе контроля за сроками исполнения документов
службы управления делами, осуществляющие оперативный контроль,
предупреждают исполнителей о приближении сроков исполнения
нормативных документов с длительным сроком исполнения (более месяца)
- за пять дней до их истечения; решений и распоряжений облисполкома
- дважды в текущем месяце - на первую и вторую половину; служебной
переписки - за два дня.
Ответственный исполнитель обязан дать лицу, осуществляющему
контроль за исполнением, точные ответы на все вопросы, связанные с
выполнением документа: на какой стадии исполнения он находится,
когда будет исполнен, причины задержки исполнения (для просроченных
документов) и т.д.
В случае несвоевременного исполнения документов работники
отдела контроля, отдела писем, осуществляющие оперативный контроль,
о выявленных недостатках и нарушениях сроков исполнения информируют
управляющего делами.
4.5. Сроком исполнения считается дата поступления информации в
отдел контроля; на ответах в вышестоящие органы - дата исходящего
документа. Изменение сроков исполнения отдельных пунктов решений и
распоряжений, если это не приводит к срыву исполнения документа в
целом, производится резолюцией руководителей исполкома по
представлению аргументированной докладной записки исполнителя, не
менее чем за пять дней до его истечения, в противном случае решение,
распоряжение или поручение считается неисполненным в срок.
О продлении срока исполнения ставится в известность служба,
осуществляющая оперативный контроль за исполнением данного
документа.
4.6. Результаты контроля исполнения документов по состоянию на
первое число каждого месяца обобщаются соответствующими службами
управления делами и докладываются управляющему делами, а
ежеквартально - председателю исполкома, его заместителям и доводятся
до сведения отделов, комитетов, управлений облисполкома,
гор(рай)исполкомов.
|
