по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Кадры решают все: учет расходов по подбору персонала

 

Александр Ганаго

 

Время от времени перед руководителем любой организации встает проблема – найти квалифицированного специалиста с необходимыми знаниями и опытом работы.

Кроме традиционного советского поиска с помощью родственников, знакомых,  партнеров по бизнесу и т.п. существуют три проверенных способа подбора кадров:

– прямое объявление о вакансии в средствах массовой информации;

– использование центров занятости;

– привлечение кадровых агенсттв.

Объявление о вакансии в средствах массовой информации

Данный вариант только на первый взглад кажется самым простым. На самом деле он отнимает массу времени, потому что, кроме составления объявления, которое привлекло бы именно тех соискателей, которые нужны организации, кому-то придется отвечать на многочисленные звонки, встречаться с отобранными по телефону кандидатами, проводить с ними собеседование, зачастую достаточно длительное, и, возможно, тестировать. Если в организации нет кадровой службы или обязанности кадровика в свободное от основной работы время выполняет машинистка, то, скорее всего, весь удар должен будет принять на себя кто-нибудь из руководства. Ситуация на рынке труда сегодня такова, что отделаться при этом «малой кровью» не удастся. Разве что взять первого, кто позвонил, а потом отключить телефон, указанный в объявлении.

Включаются ли в себестоимость расходы организации по размещению в печати или электронных средствах массовой информации  объявлений о наборе сотрудников? В соответствии с <<<п.2.10.15 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Министерством экономики Республики Беларусь от 26.01.1998 №19-12/397, Министерством статистики и анализа Республики Беларусь от 30.01.1998 №01-21/8, Министерством финансов Республики Беларусь от 30.01.1998 №3, Министерством труда Республики Беларусь от 30.01.1998 №03-02-07/300 (НРПА РБ от 12.09.2000, №8/4116)>>> (далее – Основные положения по составу затрат), в себестоимость продукции (работ, услуг) по элементу «Прочие затраты» учитываются затраты на организованный набор сотрудников. Поэтому для обоснованного включения указанных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) следует их должным образом оформить. Достаточно приказом руководителя организации утвердить  решение о проведении набора персонала и заключить с средством массовой информации (СМИ) договор с приложением к нему акта выполненных работ, которым может являться экземпляр печатного издания или эфирная справка. Данная позиция находит понимание и в Министерстве финансов Республики Беларусь.

Однако следует отметить, что Министерство экономики имеет другое  мнение по этому вопросу. Сотрудники этого ведомства ссылаются на п.2.2.12 Основных положений по составу затрат, согласно которому в себестоимость включаются «предусмотренные законодательством затраты, связанные с набором работников, включая оплату выпускникам государственных учебных заведений, получившим направление на работу, проезда к месту работы, а также отпуска перед началом работы». Пункт 2.10.15, по их мнению, используется только для того, чтобы указать, по какому элементу следует отражать предусмотренные законодательством затраты, связанные с набором работников. Другими словами, Министерство экономики считает, что расходы на объявления о приеме на работу не могут относиться на себестоимость. 

Как всегда в подобных ситуациях, решать, к чьему мнению прислушиваться, вам. Учитывая, что размер указанных расходов обычно невелик, возможно разумнее произвести их за счет собственных средств.

В бухгалтерском учете организации, разместившей объявление о наборе сотрудников и включающей указанные расходы в себестоимость, данная операция отражается следующим образом:

ДЕБЕТ 31КРЕДИТ 60

– стоимость оказанных услуг по размещению объявления;

ДЕБЕТ 18-1КРЕДИТ 60

– сумма НДС, выделенного СМИ;

ДЕБЕТ 60КРЕДИТ 51

– оплата оказанных услуг по размещению объявления;             

ДЕБЕТ 18-22КРЕДИТ 18-1

– НДС, уплаченный СМИ;

ДЕБЕТ 26 (44)КРЕДИТ 31

– отнесение расходов на объявление на себестоимость;

ДЕБЕТ 68КРЕДИТ 18-22

– сумма НДС, принятая к зачету.

В общем случае указанные расходы по размещению объявлений в СМИ, согласно <<<Закону Республики Беларусь от 18.02.1997 №19-З «О рекламе» (НРПА РБ от 20.03.2001, №2/569)>>>, не являются рекламными и следовательно, не нормируются. Однако, если у вас образовался «недобор до норматива» по рекламе, никто не мешает вам разместить в газете объявление, например, такого содержания: «Предприятие «Альфа», производящее лучшую в Беларуси обувь (одежду, косметику и т.п.), приглашает на работу менеджера в отдел продаж». После этого смело можете включать расходы на указанное объявление в себестоимость по статье «Рекламные расходы».

Набор сотрудников через центры занятости

Многие работодатели думают, что найти хорошего специалиста через государственные центры занятости нельзя. Следует отметить, что это несправедливое и фактически неверное мнение о тех людях, которые ищут себе работу, используя для этого все имеющиеся возможности. Среди них есть очень много квалифицированных и компетентных специалистов, которые по какой-либо причине оказались без работы.

Кроме того, приняв в штат человека по направлению центра занятости, можно сэкономить значительные средства. Во-первых, такие люди обычно не имеют больших претензий к уровню оплаты труда. Во-вторых, в соответствии с <<<постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.06.2000 №87 «Об утверждении Положения о порядке и условиях оказания финансовой помощи за счет средств государственного фонда содействия занятости для создания рабочих мест» (НРПА РБ от 28.06.2000, №8/3674)>>> наниматель в этом случае может получить временную (до 18 месяцев) беспроцентную государственную финансовую помощь на создание рабочих мест. Размер помощи внушает уважение – до 10 000 минимальных заработных плат на момент принятия решения о ее предоставлении. Цифры заставляют задуматься.  

Набор сотрудников с помощью кадровых агентств

Многие организации при наборе сотрудников пользуются услугами кадровых агентств. Способ самый удобный, но в то же время и самый дорогой.

При обращении в кадровые агентства перед бухгалтером встает вопрос: в каком случае стоимость услуг сторонних организаций по найму работников можно включать в себестоимость?

Согласно п.2.10.21 Основных положений по составу затрат, в себестоимость продукции включаются расходы по оплате услуг сторонних организаций (в том числе предпринимателей) по управлению производством (предприятием), если штатным расписанием не предусмотрены те или иные функциональные службы. Отдел кадров относится к аппарату управления организации. Если поиск специалистов не входит в должностные обязанности работников отдела кадров, то предприятие вправе отнести оплату услуг кадрового агентства на затраты, связанные с управлением. В бухгалтерском учете организации данная операция будет отражена следующими проводками:

ДЕБЕТ 26 (20, 44)КРЕДИТ 60

– на стоимость оказанных предприятию услуг по подбору персонала;

ДЕБЕТ 18-1КРЕДИТ 60 

– на сумму НДС по оказанным услугам.

Во избежание недоразумений с налоговыми органами в должностных инструкциях следует четко определить служебные обязанности сотрудников отдела кадров. Из этих инструкций должно быть ясно, занимаются ли кадровые работники поиском и подбором сотрудников самостоятельно, либо делают это совместно с кадровым агентством, либо поиск и подбор полностью передается агентству. При этом необходимо учитывать, что общая формулировка «подбор персонала» не передает всего объема и характера работы, так как процедура подбора персонала в общем случае состоит из четырех этапов:

– объявление в СМИ об имеющихся вакансиях;

– прием резюме (заполнение анкет) и создание информационной базы данных, в которой содержатся сведения о претендентах;

– собеседование с претендентами на замещение вакансий;

– представление работодателю кандидатов, соответствующих его требованиям.

Сотрудники отдела кадров организации не всегда в состоянии справиться со всеми этими работами. Поэтому зачастую они обращаются за помощью к кадровым агентствам, которые осуществляют первичный отбор кандидатов и направляют на предприятие несколько человек.

В зависимости от степени участия кадрового агентства меняется и отражение затрат на подбор персонала в бухгалтерском учете организации. Рассмотрим несколько примеров.

 

Пример 1

Организации требуется менеджер в отдел продаж. Кадровое агентство подобрало и представило нанимателю данные о 10 кандидатах. Предварительное собеседование с ними не проводилось. Стоимость услуг кадрового агентства составила 120 000 руб. (в том числе НДС – 20 000 руб.). Выручка организации за отчетный период составила 20 000 000 руб.

Поскольку услуги кадрового агентства состояли только в предоставлении информации о претендентах, а работа отдела продаж напрямую связана с реализацией продукции, предприятие имеет право отнести стоимость услуг кадрового агентства на издержки производства и обращения как расходы на информационное обслуживание. В данном случае не имеет никакого значения, существует ли на предприятии кадровая служба, и что входит в должностные обязанности ее сотрудников.

В бухгалтерском учете предприятия необходимо выполнить следующие проводки:

ДЕБЕТ 20 (44)КРЕДИТ 60

– 100 000 руб. – информационные услуги списаны на себестоимость в пределах нормы (20 000 000 х 0,5%);

ДЕБЕТ 18-23КРЕДИТ 60

– 20 000 руб. – отражен НДС по информационным услугам;

ДЕБЕТ 60КРЕДИТ 51

– 120 000 руб. – оплачена стоимость информационных услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 18-22КРЕДИТ 18-23

– 20 000 руб. – НДС к зачету пропорционально сумме нормируемых расходов (100 000 х 20%);

ДЕБЕТ 68КРЕДИТ 18-22

– 20 000 руб. – сумма НДС, принятого к зачету (в пределах НДС, начисленного от реализации).

 

В большинстве случаев кадровому агентству нужно подобрать специалиста, который полностью отвечал бы требованиям работодателя. Однако никто не может поручиться за то, что предложенный агентством кандидат действительно является таким специалистом, поэтому на многих предприятиях для претендентов на вакансии устанавливается испытательный срок. К тому же Трудовой кодекс Республики Беларусь не запрещает это делать. В таком случае разумно внести в договор на подбор персонала пункт, согласно которому услуги кадрового агентства считаются выполненными тогда, когда завершен испытательный срок и кандидат окончательно утвержден в должности.

 

Пример 2

Предприятие заключило с кадровым агентством договор на оказание услуг по подбору персонала. Согласно заключенному договору, кадровое агентство обязуется подобрать для предприятия работника на должность дизайнера. Услуги по подбору персонала считаются оказанными после завершения испытательного срока (три месяца) и утверждения работника в должности. Стоимость услуг составила 120 000 руб. (в том числе НДС –
20 000 руб.). Поиск специалистов не входит в обязанности сотрудников отдела кадров.

Согласно договору, предприятие осуществляет оплату услуг кадрового агентства в следующем порядке:

– 36 000 руб. (в том числе НДС – 6 000 руб.) – в течение трех дней после заключения договора;

– 24 000 руб. (в том числе НДС – 4 000 руб.) – в течение трех дней после выхода специалиста на работу;

– 60 000 руб. (в том числе НДС – 10 000 руб.) – в течение трех дней после завершения испытательного срока и утверждения специалиста в должности.

Предположим, что специалист, подобранный агентством, успешно выдержал испытательный срок и был утвержден в должности. В бухгалтерском учете предприятия это отражается следующим образом:

ДЕБЕТ 61 КРЕДИТ 51

– 60 000 руб. (36 000 + 24 000) – произведена частичная предоплата услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 26 (20, 44)КРЕДИТ 60

– 100 000 руб. – подписан акт выполненных работ с кадровым агентством после прохождения работником испытательного срока;

ДЕБЕТ 18-1КРЕДИТ 60

– 20 000 руб. – учтен НДС в стоимости услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 60КРЕДИТ 61

– 60 000 руб. (36 000 + 24 000) – зачтен ранее уплаченный аванс;

ДЕБЕТ 18-2КРЕДИТ 18-1

– 10 000 руб. (6 000 + 4 000) – на сумму уплаченного НДС;

ДЕБЕТ 68КРЕДИТ 18-2

– 10 000 руб. – зачтен НДС, уплаченный кадровому агентству;

ДЕБЕТ 60КРЕДИТ 51

– 60 000 руб. – произведен окончательный расчет с кадровым агентством;

ДЕБЕТ 18-2 КРЕДИТ 18-1

– 10 000 руб. – на сумму уплаченного НДС;

ДЕБЕТ 68КРЕДИТ 18-2

– 10 000 руб. (20 000 – 10 000) – принят к зачету НДС по полученным и оплаченным услугам.

 

Пример 3

Немного изменим условия примера 2.

Предположим, что в договоре содержится условие, что если принятый работник будет уволен (или уволится сам) в течение испытательного срока, то кадровое агентство обязуется бесплатно подобрать для предприятия еще одного специалиста. Услуги агентства считаются выполненными в момент выхода на работу второго специалиста независимо от того, пройдет он испытательный срок или нет.

Допустим, первый кандидат был уволен в течение испытательного срока, о чем предприятие письменно уведомило кадровое агентство. Тогда агентство нашло новых кандидатов на должность дизайнера, один из которых полностью устроил работодателя. Остальные условия примера 2 не изменились.

При осуществлении авансового платежа в бухгалтерском учете предприятия делается следующая проводка:

ДЕБЕТ 61 КРЕДИТ 51

– 36 000 руб. – произведена частичная предоплата услуг кадрового агентства.

Первый кандидат испытательного срока не прошел. Поэтому стоимость услуг агентства может быть включена в себестоимость продукции только при выходе на работу второго претендента. В учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 (20, 44) КРЕДИТ 60

– 100 000 руб. – подписан акт выполненных работ с кадровым агентством в момент выхода второго кандидата на работу;

ДЕБЕТ 18-1КРЕДИТ 60

– 20 000 руб. – учтен НДС по услугам кадрового агентства;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 61

– 36 000 руб. – зачтен ранее произведенный аванс;

ДЕБЕТ 18-2 КРЕДИТ 18-1

– 6 000 – на сумму НДС, перечисленному кадровому агентству в составе первого авансового платежа;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 18-2

– 6 000 руб. – зачтен НДС, перечисленный кадровому агентству в составе первого авансового платежа;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 84 000 руб. – полностью оплачены услуги кадрового агентства;

ДЕБЕТ 18-2 КРЕДИТ 18-1

– 14 000 – на сумму уплаченного НДС;

ДЕБЕТ 68КРЕДИТ 18-2

– 14 000 руб. – зачтен НДС по окончательной оплате услуг кадрового агентства.

 

При заключении договора на оказание услуг по подбору персонала предприятия зачастую берут на себя обязательство полностью оплатить стоимость услуг кадрового агентства при выходе представленного кандидата на работу. Если после окончания испытательного срока работник не утверждается в должности, агентство оставляет себе в качестве компенсации за проделанную работу (публикацию объявлений в СМИ, тестирование кандидатов и т. п.) заранее оговоренную часть гонорара. По существу оплату по такому договору можно разделить на две части:

– оплата работы, связанной с поиском и представлением отвечающего требованиям работодателя кандидата, независимо от того, прошел ли он испытательный срок или нет;

– вознаграждение агентству (увеличение стоимости его услуг), если представленный кандидат прошел испытательный срок и окончательно утвержден в должности.

У бухгалтера возникает вопрос: как учесть сумму, удержанную кадровым агентством в качестве компенсации? На наш взгляд, сумма компенсации может быть отнесена на издержки производства и обращения, если изначально такие условия оплаты были предусмотрены в договоре с агентством.

 

Пример 4

Предприятие заключило договор с кадровым агентством на оказание услуг по подбору персонала. Согласно заключенному договору, кадровое агентство представило предприятию несколько кандидатур на должность менеджера. Один из представленных кандидатов был принят на работу, но не прошел испытательного срока и был уволен.

При принятии сотрудника на работу предприятие полностью оплатило услуги агентства, стоимость которых составила 180 000 руб. (в том числе НДС – 30 000 руб.). После увольнения работника агентство вернуло предприятию 120 000 руб. (в том числе НДС – 20 000 руб.). Сумму в 60 000 руб. (в том числе НДС – 10 000 руб.) в соответствии с условиями договора агентство оставило себе в качестве компенсации за проделанную работу.

Данные хозяйственные операции следует отразить в бухгалтерском учете предприятия так:

ДЕБЕТ 26 (20, 44) КРЕДИТ 60

– 150 000 руб. – отражена стоимость услуг агентства в момент выхода сотрудника на работу;

ДЕБЕТ 18-1 КРЕДИТ 60

– 30 000 руб. – учтен НДС по предоставленным услугам;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 180 000 руб. – оплачена стоимость услуг по подбору кадров;

ДЕБЕТ 18-2 КРЕДИТ 18-1

– 30 000 руб. – на сумму уплаченного НДС;

ДЕБЕТ 68КРЕДИТ 18-2

– 30 000 руб. – принят к зачету НДС по полученным и оплаченным услугам.

При увольнении работника в бухгалтерском учете предприятия делаются сторнировочные проводки:

ДЕБЕТ 26 (20, 44) КРЕДИТ 60

– 100 000 руб. (150 000 – 50 000) – кадровому агентству сообщено об увольнении подобранного им работника;

ДЕБЕТ 18-2 КРЕДИТ 60

– 20 000 руб. (30 000 – 10 000) – восстановлен НДС по услугам кадрового агентства;

ДЕБЕТ 68КРЕДИТ 18-2

– 10 000 руб. – восстановлен НДС, принятый к зачету;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 60

– 120 000 руб. – денежные средства, подлежащие возврату в случае увольнения сотрудника, поступили на расчетный счет предприятия.

Сторнировочные проводки, которые были сделаны в учете предприятия, не следует квалифицировать как исправление допущенных ошибок. Эти бухгалтерские записи отражают конкретную хозяйственную операцию, поэтому составлять уточненные расчеты налогам и сдавать их в налоговую инспекцию не следует.

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь