по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Составление отдельных видов архивных справок, выписок, копий. Оформление отчетов заявителю.

Составление  и оформление архивных справок о заработной плате, образовании, имущественных правах, несчастных случаях на производстве

 

Важнейшими документами, составляемыми в архиве организации, являются архивные справки о размере заработной платы. Архивные справки о размере заработной платы составляются на основании лицевых счетов рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов допустимо использование ведомостей и машинограмм на выдачу заработной платы, а также расчетных книжек. При отсутствии указанных документов премии и другие выплаты могут быть установлены на основании приказов по личному составу, а также приказов по основной деятельности, штатных расписаний организации, в которой работал заявитель. В справке о размере заработной платы указываются все виды заработной платы, на которые начисляются страховые взносы: фактический заработок, в том числе доплаты за совмещение должностей и расширение зон обслуживания, премии и иные виды выплат. Эти данные приводятся за каждый год без суммирования в пределах года.

 

Образец архивной справки о размере заработной платы,

составленной на основании лицевых счетов

Государственный герб Республики Беларусь ????? В документах архивного фонда ____________________________________________________                                                                                     (наименование организации) в лицевых счетах рабочих и служащих имеются следующие сведения о заработной плате Красивого Олега Леонидовича за 1993–1995 гг. ?    Январь    Февраль    Март    Апрель    Май    Июнь    Июль    Август    Сентябрь    Октябрь    Ноябрь    Декабрь Основание: Ф. ___. Оп. ___. Д. ___. Л. ____, ... . Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия       Печать Зав. архивом (лицо,ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка. Сведения о заработной плате включаются в справку в том виде, в котором они изложены в документах архива. Архивные справки о заработной плате для назначения государственной пенсии составляются по форме, установленной органами социальной защиты.

Оформление архивной справки о заработке члена колхоза имеет некоторые отличия. В нее включаются сведения о денежной и натуральной оплате труда за каждый год без разбивки по месяцам. Натуральная оплата труда приводится в единицах измерения и количествах, указанных в документах. Пересчет натуральной оплаты в денежное выражение не производится. В том случае, когда требуется справка только о заработке, в нее включаются также сведения о количестве выработанных трудодней.

 

Образец архивной справки о размере заработка члена колхоза

Государственный герб Республики Беларусь ????? В документах архивного фонда ____________________________________________________                                                                             (наименование организации) в книгах учета трудодней и расчетов с членами колхоза за 1953–1954 гг. значится колхозница Корзун Марина Лукьяновна, выработавшая следующее количество трудодней: за 1953 год – _____________ трудодней за 1954 год – _____________ трудодней. Основание: Ф. ___. Оп. ___. Д. ___. Л. ____, ... . Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия      Печать Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

Архивные справки об образовании составляются на основании приказов о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколов заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписок из них, книг регистрации выданных аттестатов, дипломов.

 

Образец архивной справки об образовании,

составленной на основании книги регистрации выданных аттестатов

В документах архивного фонда средней школы № 93 г. Минска в книге регистрации выданных аттестатов о среднем образовании за 1986 год значится Ковалевич Леонид Иванович (регистрационная запись № 52). Основание: Ф. ___. Оп. ___. Д. ___. Л. ____, ... . Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия       Печать Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения в архивной справке указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

Архивные справки об образовании близки к архивным справкам о периоде обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении. Однако, учитывая, что период обучения на дневном отделении в различных учебных заведениях засчитывается в общий трудовой стаж, архивные справки об обучении являются разновидностью архивных справок о трудовом стаже.

 

Образец архивной справки об обучении в высшем учебном заведении

Государственный герб Республики Беларусь ???????? В документах архивного фонда Минского государственного педагогического университета им. М. Танка в приказах по личному составу за 1986 год значится Ковалевич Леонид Иванович, зачисленный студентом I курса дневного отделения исторического факультета Минского государственного педагогического института им. М. Горького с 1 сентября 1986 г. (приказ о зачислении от ____________ № ________); в приказах по личному составу за 1991 год значится Ковалевич Леонид Иванович, окончивший дневное отделение исторического факультета Минского государственного педагогического института им. М. Горького 22 июня 1991 г. (приказ об окончании обучения от ___________ № _________). Основание: Ф. ___. Оп. ___. Д. ___. Л. ____, ... . Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия     Печать Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

Архивы некоторых организаций (нотариальных контор, городских и районных отделов коммунального хозяйства, жилищных управлений, земельных, судебных и других учреждений) выдают также справки об имущественных правах граждан. К ним относятся справки о купле и продаже дома и другого недвижимого имущества, правах на застройку земельного участка, передаче наследства, разделе имущества и др. Основными документами, которые используются при подготовке справок по этим вопросам, являются: нотариально удостоверенные договоры, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения судов по имущественным претензиям, нотариальные реестры и др.

При подготовке архивных справок о несчастных случаях на производстве (о получении травмы, инвалидности и пр.) используются акты расследования несчастных случаев, книги учета и регистрации несчастных случаев, аварий, катастроф, дела по расследованию причин аварий и катастроф и др. Согласно ст. 441 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., документы (акты, заключения, протоколы) расследования несчастных случаев на производстве должны храниться на предприятиях в течение 45 лет. Экспертно­проверочная комиссия (ЭПК) по истечении установленного срока хранения документов определяет целесообразность их дальнейшего хранения или возможность выделения к уничтожению. Указанные документы включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения либо в опись дел по личному составу (о составлении описи дел по личному составу кадровой службы см. «Отдел кадров» № 12 за 2002 г., с. 69–77).

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АРХИВНЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК

По запросам заявителей кроме архивных справок могут выдаваться также архивные копии и архивные выписки.

Архивная копия – документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Архивная выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Как следует из определений, архивная выписка является разновидностью архивной копии. В связи с этим требования к составлению архивных копий и архивных выписок во многом совпадают.

При подготовке и составлении архивных копий и выписок должны учитываться следующие требования:

·название документа, его дата и индекс приводятся полностью;

·передача текста производится по правилам современной орфографии;

·к тексту могут быть сделаны подстрочные примечания, где оговариваются трудночитаемые, неразборчиво написанные или поврежденные места текста («В тексте неразборчиво»);

·отдельные слова, выражения, части текста подлинника, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами «Так в документе»;

·на архивных копиях, в том числе изготовленных с помощью средств множительной техники, поисковые данные (Ф. Оп. Д. Л.) проставляются на обороте каждого листа;

·в конце копии или выписки дается описание внешних особенностей подлинника: наличие печатей, водяных знаков и т.п.;

·соответствие выданных по запросам копий (выписок) подлинникам удостоверяется подписями руководителя организации, выдавшей копию (выписку), и заведующего архивом, а также печатью организации (в государственных организациях – гербовой печатью).

 

Образец архивной копии приказа об увольнении с работы

Государственный герб Республики Беларусь ??????? Министерство здравоохранения БССР Главное управление по продаже, монтажу и ремонту медтехники ПРИКАЗ 12 февраля 1988 г. № 2­л г. Минск ХОХА Евгения Геннадьевича, старшего инженера производственно­технического отдела, уволить с 12.02.1988 по согласованию между руководителями в связи с переводом на работу в Минский камвольный комбинат, п. 5 ст. 29 КЗоТ БССР. Компенсация положена за 9 дней неиспользованного отпуска. Начальник управленияГ.Г.Семенин Основание: Ф. 1220. Оп. 2. Д. 137. Л. 2. Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия     Печать Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

Необходимо обратить внимание, что изложение текста и других реквизитов документа, включаемого в архивную копию (выписку), их оформление производятся в полном соответствии с подлинником. Изменение расположения реквизитов, способов их оформления недопустимо, даже если они не соответствуют требованиям действующих в настоящее время нормативных актов по оформлению документов.

К составлению и оформлению архивных выписок предъявляются дополнительные требования:

·должны соблюдаться связность передачи содержания документа и точный смысл каждого извлечения;

·в начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, предложений ставится многоточие;

·в одной архивной выписке можно давать извлечения только из одного документа; не допускается в одной выписке объединять извлечения из нескольких документов, т.к. это может привести к искажению смысла.

Оформление архивной копии в форме выписки предпочтительно в том случае, если заявителю требуется копия подлинника, состоящего из большого количества пунктов (например, сводного приказа по личному составу, в котором одновременно документируется прием, перевод, увольнение работников). В архивную выписку включается не весь текст подлинника, а лишь тот его пункт (подпункт), который интересует заявителя. Все остальные реквизиты подлинника воспроизводятся по тем же правилам, что и при составлении архивной копии.

Приводим образец оформления архивной выписки из сводного приказа по пункту 1.3.

 

Образец архивной выписки из сводного приказа по личному составу

Государственный герб Республики Беларусь По личному составу 1. ПРИНЯТЬ: 1.3. БАЙКУЛОВА Андрея Евгеньевича на должность младшего научного сотрудника отдела документоведения с 01.09.93 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Байкулова А.Е. Директор института В.Н.Митин Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия       Печать Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

ОФОРМЛЕНИЕ ОТВЕТОВ ЗАЯВИТЕЛЮ ПРИ ОТСУТСТВИИ ЗАПРАШИВАЕМЫХ СВЕДЕНИЙ
В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Часто возникают ситуации, когда в архиве организации не удается обнаружить необходимые сведения по предмету запроса. Это может являться следствием полного либо частичного отсутствия документов в архиве (документы могли быть утеряны при перемещении архива, погибнуть или прийти в негодность в результате аварий, стихийных бедствий и т.п.). Возможны ситуации, когда в полностью сохранившихся архивных документах организации не содержится сведений по предмету запроса.

В подобных случаях выдача архивных справок, копий, выписок невозможна. Заявителю выдается отрицательный ответ, который оформляется в организации на бланке для писем без надписи «АРХИВНАЯ СПРАВКА». В ответе указываются причины отсутствия документов (в архив не поступали, погибли при пожаре, аварии теплосетей и т.п.), даются необходимые рекомендации. Если документы архива сохранились частично, это также оговаривается в ответе.

Отрицательный ответ подписывается руководителем организации и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), но их подписи печатью не заверяются.

Отрицательные ответы оформляются по­разному, в зависимости от причин, по которым заявителю не может быть выдана архивная справка (копия).

 

Образец отрицательного ответа заявителю в случае, если документы архива сохранились частично

Государственный герб Республики Беларусь В документах неполностью сохранившегося архивного фонда __________________________                                                                                                          (наименование организации) ________________ (часть документов погибла в результате аварии теплосетей) сведений о работе Корзун Марины Лукьяновны не имеется. Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

 

Образец отрицательного ответа заявителю в случае,
если документы архива сохранились полностью, но не содержат сведений о заявителе

Государственный герб Республики Беларусь В документах архивного фонда ___________________________________________________                                                                               (наименование организации) за 1986–1987 гг. сведений о работе Корзун Марины Лукьяновны не имеется. Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

Бывают ситуации, когда документы по запрашиваемым заявителем сведениям в архиве организации отсутствуют, однако организации известно об их местонахождении. В этом случае заявление гражданина пересылается в организацию, где могут храниться разыскиваемые документы, а самому заявителю сообщается о том, куда было направлено его заявление.

Государственный герб Республики Беларусь Пересылаем заявление гражданки Корзун Марины Лукьяновны для ответа заявителю. Документы ___________________________________________________                                               (наименование организации) за 1986–1987 гг. в архив Комитета не поступали. Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

Отрицательные ответы, оформленные согласно приведенным выше образцам, информируют заявителя об отсутствии тех или иных сведений в документах архива организации. Они необходимы заявителю для принятия дальнейших мер по розыску интересующих его документов.

В том случае, если заявителю требуется официальное подтверждение трудового стажа для представления в органы социальной защиты населения, подобного отрицательного ответа будет недостаточно. Если все меры по розыску документов исчерпаны, заявителю необходимо выдать официальную архивную справку, оформленную согласно установленным правилам и заверенную печатью организации, в которой оговаривается возможность обращения заявителя в местные органы социальной защиты населения для подтверждения отсутствующих в документах сведений свидетельскими показаниями.

 

Образец оформления архивной справки для обращения за свидетельскими
показаниями в органы социальной защиты населения

В документах архивного фонда ____________________________________________________                                                                         (наименование организации) сведений о работе Счастливой Лилии Владимировны за за 1977–1978 гг. не обнаружено. Для подтверждения Вашего трудового стажа рекомендуем обратиться к свидетельским показаниям в установленном порядке. Наименование должности руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия       Печать Зав. архивом (лицо, ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

 

А.Е. Рыбаков,

начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь