по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Распоряжения по личному составу: оформление поощрений

 

Распоряжения о поощрении и командировании являются разновидностью распоряжений по личному составу, поэтому к их подготовке и оформлению предъявляются общие требования.  Много общего у распоряжений данного вида и с соответствующими приказами. Однако подготовка и оформление распоряжений этой категории имеет свою специфику.

Распоряжения о поощрении и командировании оформляются на общем бланке организации. Проекты этих документов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования) и в этом плане не отличаются от других распоряжений по личному составу. Вместе с тем структура текстов распоряжений может варьироваться в зависимости от мотива поощрения или цели командировки, а также количества работников, поощряемых или командируемых. Указание на мотив поощрения или цель командировки является одной из особенностей текстов этих видов распоряжений.

Согласно ст. 196 Трудового кодекса Республики Беларусь к работникам могут применяться виды поощрений, предусмотренные коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

Традиционными видами поощрений являются: объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение Почетной грамотой, занесение в Книгу почета или на Доску почета. В качестве поощрения может применяться и повышение работника в должности.

Формулировки мотивов поощрения, применяемые в распоряжениях, могут быть самыми разнообразными, например: За перевыполнение плановых заданий, За длительную и добросовестную работу и в связи с …-летием со дня рождения и т.п.

Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть. Распорядительным словом в распоряжении выступает вид поощрения (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ и др.). Это слово печатается с новой строки прописными буквами.

Для отдельных категорий распоряжений о поощрении вид поощрения конкретизируется и указывается вместе с распорядительным словом, например: НАГРАДИТЬ ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ, НАГРАДИТЬ ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТОЙ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ.

 

Текст распорядительной части распоряжения при поощрении работников по одному мотиву согласно Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД)1  имеет следующую структуру:

фамилия, имя, отчество (в винительном падеже – при премировании и награждении; в дательном – при объявлении благодарности);

наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

наименование структурного подразделения.

 

Образец распоряжения о премировании (для одного мотива)2

 

Наименование вышестоящей организации Наименование организации     РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.07.2003       №  14-к г. Минск О премировании За перевыполнение в I полугодии 2003 г. плана реализации продукции ПРЕМИРОВАТЬ: 1. СИДОРОВИЧА Петра Николаевича, ведущего специалиста отдела маркетинга, в размере __________ рублей. Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга С.В.Мажуры. 2. ПАНЮТИЧА Ивана Андреевича, старшего специалиста отдела реализации готовой продукции, в размере ________ рублей. Основание:  докладная записка начальника отдела реализации готовой продукции В.В.Федорова. Наименование должности руководителя                       Подпись                      И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлены:           Подпись          П.Н.Сидорович                                                                                 24.07.2003                                                                             Подпись         И.А.Панютич                                                                                 25.07.2003

 

Аналогичным образом оформляется распоряжение о поощрении одного работника – мотив поощрения выносится в констатирующую часть.

Если же работники поощряются по разным мотивам, то констатирующая часть  (мотив поощрения) включается в состав распорядительной и указывается в конце каждого пункта распоряжения. Согласно УСОРД распорядительная часть в этом случае имеет следующую структуру:

фамилия, имя, отчество (в винительном падеже – при премировании и награждении;

в дательном – при объявлении благодарности);

наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

наименование структурного подразделения;

мотив поощрения.

 

Образец распоряжения о премировании (для разных мотивов)

 

Наименование вышестоящей организации Наименование организации     РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.07.2003       №  14-к г. Минск О премировании ПРЕМИРОВАТЬ: 1. СИДОРОВИЧА Петра Николаевича, ведущего специалиста отдела маркетинга, в размере __________ рублей за своевременную и качественную подготовку перспективного плана работы  на 2004–2005 гг. Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга С.В.Мажуры. 2. ПАНЮТИЧА Ивана Андреевича, старшего специалиста отдела реализации готовой продукции, в размере ________ рублей за перевыполнение плана реализации продукции. Основание:  докладная записка начальника отдела реализации готовой продукции В.В.Федорова. Наименование должности руководителя                                             Подпись                        И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлены:             Подпись                        П.Н.Сидорович                                                                     24.07.2003                                                                     Подпись                       И.А.Панютич                                                                                 25.07.2003

 

Распоряжение о поощрении может предусматривать и разные виды поощрения (премирование, награждение, объявление благодарности и др.). В этом случае каждый вид поощрения отражается в распоряжении соответствующим распорядительным словом (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ, ОБЪЯВИТЬ и др.), а мотив поощрения включается в распорядительную часть.

 

Образец распоряжения о поощрении (для разных видов поощрения)3

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³ Назва арган³зацы³ РАСПАРАЖЭННЕ 24.07.2003       №  14-к г. Мiнск О поощрении 1. ПРЕМИРОВАТЬ: СИДОРОВИЧА Петра Николаевича, ведущего специалиста отдела маркетинга, в размере __________ рублей за своевременную и качественную подготовку перспективного плана работы  на 2004–2005 гг. Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга С.В.Мажуры. 2. НАГРАДИТЬ ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ: ПАНЮТИЧА Ивана Андреевича, старшего специалиста отдела реализации готовой продукции, за длительную добросовестную работу и в связи с 60-летием со дня рождения. Основание:  представление начальника отдела реализации готовой продукции В.В.Федорова. Наименование должности руководителя                                          Подпись                                       И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлены:              Подпись                                     П.Н.Сидорович                                                                                  24.07.2003                                                                      Подпись                 И.А.Панютич                                                                                  25.07.2003

При издании распоряжения, предполагающего разные виды поощрения, вид поощрения в заголовке не конкретизируется и, в отличие от распоряжений, предполагающих один конкретный вид поощрения (О премировании, Об объявлении благодарности и т.п.), указывается обобщенно (О поощрении). Следует также помнить, что в случае, если распоряжение о поощрении состоит из одного пункта (касается одного работника), то в заголовке указывается также фамилия и инициалы работника.

Необходимо обратить внимание на то, что указание в распоряжении мотива поощрения не исключает оформления такого элемента, как «Основание». Основанием для издания распоряжения о поощрении может быть, например, коллективный договор, докладная записка или представление руководителя структурного подразделения, письмо сторонней организации с выражением благодарности работнику за оказанную помощь и др.

Рассмотрим требования к оформлению таких документов, как представление и докладная записка о поощрении, которые достаточно часто выступают в роли оснований для издания соответствующих распоряжений.

Представления о поощрении обычно готовятся в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки – при объявлении благодарности и премировании4.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, переводе или поощрении личного состава.

Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела, управления, цеха и т.п.) и подается на имя руководителя организации.

Представление оформляется на общем бланке структурного подразделения (если имеется) или на чистом листе бумаги формата А4.

Форма представления о поощрении установлена УСОРД и имеет следующую структуру:

фамилия, имя, отчество (указываются в именительном падеже);

наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

наименование структурного подразделения;

стаж работы в данной организации (на предприятии);

оценка производственной деятельности;

мотив поощрения;

основание;

вид поощрения.

 

 

Образец представления о награждении ценным подарком

 

Отдел ______________________________                __________________________________                                                                                   (наименование отдела)                                             (наименование должности руководителя ПРЕДСТАВЛЕНИЕ                                                                       организации в дательном падеже) 11.07.2003       № 34   Руководящему И.И. г. Минск О награждении ценным подарком Жуковой Г.Н. ЖУКОВА Галина Николаевна, главный специалист отдела ___________________________, работает в _________________________ с  1989 года.  За время  работы  зарекомендовала                 (наименование организации) себя грамотным ответственным сотрудником, качественно и в установленные сроки выполняющим плановые задания и поручения руководства. 09.08.2003 Жуковой Г.Н. исполняется 50 лет. За длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения прошу наградить Жукову Г.Н. ценным подарком. Начальник отделаПодпись   С.В.Мажура Визы

Отдельная форма УСОРД установлена для представления о переводе на другую работу. Текст такого представления имеет следующую структуру:

фамилия, имя, отчество (указываются в именительном падеже);

наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

наименование структурного подразделения;

стаж работы в данной организации (на предприятии);

оценка производственной деятельности;

повышение профессионального уровня;

основание для перевода (оформляется с помощью слов в связи);

вид перевода;

наименование должности (профессии, разряд по ЕТС), на которую предлагается перевести работника, а также структурного подразделения.

 

Образец представления о переводе на другую работу

 

Отдел ______________________________                __________________________________                                                                                   (наименование отдела)                                             (наименование должности руководителя ПРЕДСТАВЛЕНИЕ                                                                       организации в дательном падеже) 24.04.2003       № 13                                                Руководящему И.И. г. Минск О переводе на другую работу Шунейко В.И. ШУНЕЙКО Владимир Иванович, специалист отдела ________________________________,                                                                                             (наименование отдела)   работает в этой должности с 1998 года. За это время зарекомендовал себя работником, способным выполнять самостоятельную работу. Постоянно повышает свою квалификацию. Без отрыва от производства обучается на юридическом факультете Белорусского государственного университета. Решением аттестационной комиссии рекомендован к повышению в должности (протокол заседания аттестационной комиссии от  15.04.2003 № 2). В связи с изложенным прошу перевести Шунейко В.И. на должность старшего специалиста отдела __________________________.                 (наименование отдела) Начальник отделаПодпись   С.В.Мажура Визы

Докладная записка – это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Если представление всегда предполагает поощрение сотрудника в той или иной форме, то докладные записки могут иметь самое различное функциональное назначение: по основной деятельности и по личному составу. Докладные записки по личному составу могут быть о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины, о командировании и др.

Структура докладной записки о поощрении УСОРД  не установлена, поэтому она составляется в произвольной форме с учетом общих требований, предъявляемых к этому виду документа.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются вопрос, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

 

 

Докладная записка о премировании

 

Отдел реализации                                                     __________________________________ готовой продукции                                                          (наименование должности руководителя                                                                                                    организации в дательном падеже) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА    Руководящему И.И. 08.07.2003       № 18 г. Минск О премировании Рахманько В.И. Во II квартале 2003 г. план реализации готовой продукции __________________________                                                              (наименование организации)   выполнен отделом на 120 %. Перевыполнение квартального плана работы было достигнуто при активном участии ведущего специалиста отдела реализации готовой продукции В.И.Рахманько,   который   обеспечил подготовку  и заключение  договоров на поставку продукции _________________________________  с   11   торгово-закупными  предприятиями на  общую сумму _________________________________ рублей. При этом 9 контрагентов согласились взять продукцию на реализацию на условиях предоплаты. В связи с изложенным прошу премировать ведущего специалиста отдела реализации готовой продукции В.И.Рахманько в размере должностного оклада по итогам работы во II квартале 2003 г.                 Заведующий отделомПодпись   В.В.Федоров Визы

 

Информация, изложенная в представлении или докладной записке, кратко повторяется в распоряжении при указании мотива поощрения.

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела огранизационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь