по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Какие документы включаются в состав личного дела и в какой последовательности? Сколько должны храниться личные дела, и чем это определено?

 

Личное дело является основным документом персонального учета служащих. В нем находит документальное отражение трудовая деятельность работника, а также наиболее существенные изменения в его биографии. Правильность и полнота ведения личных дел необходима для последующей справочной работы по личному составу.

Специального нормативного правового акта, регламентирующего все аспекты, связанные с формированием, ведением и хранением личных дел, в настоящее время не существует. Вместе с тем, в некоторых нормативных правовых актах содержатся правовые нормы, в той или иной мере регулирующие эти вопросы. В частности, <<<«Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13>>>, установила следующую последовательность расположения документов в личном деле:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в деле.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Направление или представление.
4. Анкета (личный листок по учету кадров).
5. Автобиография.
6. Документы об образовании.
7. Выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении.
8. Дополнение к личному листку по учету кадров.
9. Справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

Этот же состав документов личного дела закреплен в <<<«Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь», утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5>>>.

Кроме перечисленных выше документов в состав личного дела следует включать копии приказов об изменении фамилии, имени, отчества (если изменения произошли в период работы сотрудника в данной организации), копии приказов о присвоении квалификационных категорий, классов государственных служащих и другие документы, содержащие информацию, которая может быть использована впоследствии при подготовке и выдаче справок о трудовом стаже, размере заработной платы и по другим вопросам социально-правового характера.

Рекомендуется включать в личное дело также служебные характеристики, списки научных трудов (для научных работников), аттестационные документы, документы, подтверждающие повышение квалификации, копии приказов о поощрении (награждении).

В личные дела могут включаться также трудовые договоры (контракты) с работниками.

Копии приказов о наложении взысканий, предоставлении отпусков, командировании (за исключением длительных и зарубежных командировок, влияющих на размер заработной платы работника) в личные дела не подшиваются.

Срок хранения личных дел – 75 лет. Личные дела членов высших органов государственной власти и управления, лиц, имеющих высшие степени отличия и почетные звания, руководителей организаций республиканского значения, лиц, имеющих ученые степени и звания, хранятся постоянно. Личные дела работающих по совместительству и имеющих полный должностной оклад по основному месту работы хранятся 5 лет (за исключением работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий; личные дела этой категории работников хранятся 75 лет). Указанные сроки хранения установлены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденных начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.

 

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь