по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Вопрос:

В "Отделе кадров" № 5 за 2002 год опубликована статья А.Е. Рыбакова "Составление и оформление докладной записки".  В нашей организации вместо докладных записок составляют служебные записки. Правильно ли это?

 

Ответ.

Согласно классификатору видов документов, применяемых в Унифицированной системе организационно­распорядительной документации (УСОРД), существует две разновидности такого документа, как записка –  объяснительная записка и докладная записка.

Объяснительная записка – это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого­либо факта, события, явления с объяснением его причин. Объяснительная записка не содержит выводов и предложений.

Объяснительная записка как разновидность документа хорошо знакома как   работникам кадровых служб,  так и другим работникам; в большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может составляться и по вопросам основной деятельности.

Докладная записка – это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий  обстоятельное изложение какого­либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в решении какого­либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым   руководителем, а также при возникновении разногласий в решении какого­либо производственного вопроса с другими работниками (структурными  подразделениями), не подчиненными по должности, когда разрешение вопроса   возможно только при непосредственном участии руководителя. Докладные записки составляются, например, при внесении предложений об укреплении материально­технической базы конкретного структурного подразделения, выделении  финансирования для каких­либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т.д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему работникам.

Таким образом,  докладные  записки издаются для решения,  главным образом,  производственных задач, хотя они могут составляться и  по  вопросам  кадрового характера (например, о поощрении работника за высокие производственные достижения, о нарушении трудовой дисциплины и т.п.).

Такая разновидность документа, как служебная записка, ни в УСОРД, ни в других нормативных и методических документах по делопроизводству не упоминается,  в  том  числе в Примерной  инструкции  по  делопроизводству  в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и  действующих Типовых перечнях.

Вместе с тем, в практике работы организаций, учреждений и предприятий  составление документов под названием "служебная записка" носит достаточно распространенный характер. Это связано с тем, что, как правило, служебной запиской неправомерно называют документ, который по своему содержанию и целевому назначению является ничем иным, как докладной  запиской. Следовательно,  проблема  в большинстве случаев связана с неправильным  названием  соответствующей разновидности документа.

Тем не менее формально служебная записка имеет право на существование. Функциональное назначение служебной записки заключается в том, что она  регламентирует взаимоотношения между структурными подразделениями или должностными лицами организации,  не  подчиненными по  должности,  в  процессе решения производственных задач. Например, служебная записка может быть  составлена в том  случае, когда руководитель одного структурного подразделения просит руководителя другого структурного подразделения предоставить ему какую­либо информацию, организовать выполнение определенной работы и т.д. Однако составление такого рода документов является нецелесообразным: для чего тратить время на составление лишнего документа, увеличивая таким образом документооборот, а также расходовать дорогостоящую бумагу, если вопросы   подобного рода можно решить на основании устной договоренности?  В том случае,   если руководителям структурных подразделений не удастся договориться между собой устно, одному из них для разрешения вопроса придется обращаться к руководителю  организации и подавать на его имя докладную записку по этому  вопросу.

Таким образом, в практической деятельности организаций служебные записки либо не должны создаваться вовсе, либо могут создаваться лишь в исключительных   случаях  (главным  образом,  для  "подстраховки", например,  если  срочно  требуется  принять ответственное решение в отсутствие руководителя).

Как разновидность документа служебная записка  нормативными методическими документами по делопроизводству не предусмотрена, в номенклатуры дел организаций дела, в которые могли бы формироваться служебные записки, не включаются, сроки хранения этих документов не определены.

 

А.Е. Рыбаков,

начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь